Hoe communicatie en adoptie zorgen voor een optimaal gebruik van en draagvlak voor X-net.
Enexis Groep is een van de zeven regionale netwerkbedrijven in Nederland en brengt energie waar mensen licht en warmte nodig hebben. Met ‘state of the art’ dienstverlening beheert Enexis Groep haar netwerken. Veilig, altijd en overal. Dat doen ze met trots, klantvriendelijk en vanuit het bewustzijn dat we maar één aarde hebben waar we samen zuinig op moeten zijn. Het is een sociale organisatie waar alle werknemers graag voor werken.
Enexis Groep is al geruime tijd bezig met een grote moderniseringsslag en de migratie van systemen van Microsoft SharePoint 2013 naar Microsoft 365. Ook het intranet van Enexis Groep, X-net, is meegenomen in deze modernisering. De realisatie en inrichting hiervan werd uitgevoerd door Portiva. Evolve werd gevraagd een aanpak te schetsen voor communicatie en adoptie zodat gebruik van en draagvlak voor X-net optimaal is. Hierbij keken wij in hoeverre medewerkers het intranet duurzaam willen gebruiken, ze weten hoe ze het moeten gebruiken en ze de tijd en gelegenheid ervaren om het te gebruiken. Adoptie gaat in onze optiek dan ook over betrekken, leren, trainen en begrijpen. Vanzelfsprekend speelt communicatie hierin een cruciale rol.
In het kort onze activiteiten:
- Ondersteuning bij het formuleren van doelstellingen en kpi’s van het intranet
- Opstellen en uitvoeren/begeleiden adoptie- en communicatiestrategie
- Beschrijven welke (groepen) medewerkers een belangrijke rol spelen om te komen tot succes
- Ontwikkelen van strategie en kernboodschappen per (sub)groepen
- Onderzoek naar communicatiestructuur
- Ontwikkeling van communicatie- en instructiemateriaal
- Trainen van contentredacteuren
- Ontwikkelen en uitvoeren activatiecampagne
In het kort onze deliverables:
- Strategisch kader X-net
- Organisatiebrede communicatie
- Draagvlak, training en begeleiding projectgroep, stuurgroep en ambassadeurs
- Speler-specifieke begeleiding
- Specifieke draagvlaksessies
- Training van de verschillende spelers
- Instructiemateriaal voor de verschillende spelers
- Inrichting in lijn met organisatiedoelen
- Heldere Q&A voor X-net
Waarom je de meerwaarde van een intranet concreet moet maken
Naar aanleiding van het tweejaarlijkse benchmarkonderzoek dat wij vanuit Evolve uitvoeren, heeft Enexis Groep ons in de zomer van 2020 benaderd met de vraag om bij de adoptie van en communicatie over hun vernieuwde intranet, X-net, te ondersteunen. Enexis Groep vroeg ons omin kaart te brengen wie zij moeten betrekken, opleiden en trainen om te zorgen dat X-net goed in de organisatie zou landen.
Om te weten waaraan aandacht binnen het nieuwe intranet gegeven moet worden, is het belangrijk te weten wat de meerwaarde is van een intranet. Daarom zijn wij begonnen met het definiëren van de belangrijkste doelen van X-net en hebben wij deze omgezet naar kernboodschappen voor de belangrijkste spelers. Deze doelen waren ook medebepalend voor de functionaliteiten, inrichting en prioritering van het platform.
Aan de hand van deskresearch en workshops met de afdeling communicatie hebben wij een strategisch kader vastgesteld. Daarin is vastgelegd wie de belangrijkste spelers waren en wat ervoor nodig was om hen mee te krijgen in het verhaal en welke instructie nodig was om hen invulling te laten geven aan hun rol. Dit kader hebben wij getoetst bij de stuurgroep, bestaande uit managers, en de klankbordgroep, bestaande uit medewerkers.
Het intranet is geen knop die je omzet
Bij de adoptie en communicatie is rekening gehouden met verschillende groepen medewerkers, die eerst gedefinieerd werden. Wij hebben gekeken wie er op welk moment meegenomen moesten worden in het proces, met als doel om die spelers op voorhand te betrekken zodat het nieuwe intranet snel en goed zou landen. Om alle spelers zo goed mogelijk mee te krijgen in de adoptie van X-net hebben we onderscheid gemaakt in een drietal type activiteiten: communicatie, draagvlak en training.
In de adoptie lag het zwaartepunt op interne activatie door zichtbaar gebruik van collega’s, (informele) leiders, de bijdrage aan het dagelijkse werk en het uitlichten van de significante verbeteringen ten opzichte van het ‘oude’ X-net.
Natuurlijk was het belangrijk om te bepalen welke middelen ingezet zouden worden om de collega’s te bereiken. Op basis van de bestaande kanalen en media is een advies opgesteld en uitgevoerd. Zo organiseerden we een aantal webinars, ontwikkelden we een Quick Reference Card en hebben we gebruik gemaakt van de bannerpositie op het oude intranet om de komst van het nieuwe intranet aan te kondigen. Vanuit Evolve hebben we daarnaast voorbeeldcommunicatie opgesteld, een briefing voor de welkomstvideo gemaakt en de gebruikersacceptatietesten gecoördineerd.
Evolve was ook betrokken bij het begeleiden van contentredacteuren en wij hebben, waar nodig, bijgesprongen in de uitvoering. Gedurende de samenwerking hebben we bovendien de naleving van het strategisch kader bewaakt en de aansluiting van het nieuwe intranet op organisatiedoelen hebben.
Zo zorgt goede begeleiding voor betrokken werknemers
Op 11 januari 2021 is het nieuwe intranet live gegaan. Het vernieuwde X-net is zeer positief ontvangen door alle werknemers. Direct na de livegang is het bezoek van het intranet van een paar honderd bezoekers gestegen naar duizenden bezoekers. Daarbij is te zien dat X-net goed geland is in alle lagen van de organisatie. Vanwege de gefragmenteerde aanpak is iedereen betrokken en daardoor goed begeleid.
Maartje Zijlemans – Communicatieadviseur bij Enexis Groep: ‘We zijn erg enthousiast over ons nieuwe intranet, van beheerders tot gebruikers. Het is niet alleen visueel een stuk aantrekkelijkeren overzichtelijker geworden. Alle content heeft een betere plek gekregen en het is een stuk eenvoudiger te beheren. Een hele verbetering waar we graag aan blijven werken, want je bent nooit klaar.’
Meer weten?
Wil je meer weten over projectbegeleiding bij het implementeren van een sociaal intranet of heb je zelf een vraagstuk waar we je bij kunnen helpen? Neem dan gerust eens contact op met Anouk via anouk@evolve.eu of +31 6 57 58 83 63.
