Het beste platform voor een sociaal intranet of digitale werkplek

Strategie

Het maken van de juiste keuzes

Succes met interne digitale media, een sociaal intranet of een digital workplace komt tot stand door op het juiste moment de juiste vragen te stellen, zodat je de juiste keuzes kunt maken.

Dat begint al helemaal in het begin: bij het bepalen waar de meerwaarde van het interne platform of kanaal ligt. Wat moet het doen om bij te dragen aan de doelstellingen van de organisatie?

Op basis van de juiste meerwaarde kan een goede businesscase worden opgesteld, kunnen de juiste requirements worden opgesteld en kan je organisatie de beste technologie selecteren.

Dat nieuwe interne kanaal, platform of medium functioneert echter niet in een vacuüm. Vaak is er sprake van een bestaand landschap van allerlei interne digitale kanalen. Door alle tools, zoals Microsoft 365, AFAS, TOPdesk en Axxerion, hebben medewerkers echter vaak geen idee welk kanaal ze waarvoor moeten gebruiken. Voor goed gebruik en een goede employee experience zijn helderheid over de rol en functie van een platform in het totale interne kanalenlandschap – en hoe het aansluit op andere interne kanalen – daarom onontbeerlijk.

Maar zelfs dan is gebruik niet vanzelfsprekend. Het enthousiasme waarmee een sociaal platform, intranet of kanaal wordt gelanceerd, wordt lang niet altijd gedeeld door alle medewerkers. “Wat levert het me op?”, “ik heb het al zo druk” en “we moeten de klant/cliënt/burger helpen in plaats van met elkaar te praten” zijn veelgehoorde tegenwerpingen om niet mee te hoeven doen.

Een slimme adoptiestrategie die rekening houdt met de behoeften en belemmeringen van de verschillende groepen medewerkers in een organisatie maakt een wereld van verschil in het juiste gebruik van het platform.

Gebruik moet echter continu gevoed worden. Content is daarvoor de voedingsbodem. Of het nu centraal gecommuniceerde boodschappen zijn of content gemaakt door medewerkers zelf, in beide gevallen gebeurt het niet vanzelf. Of althans niet met content die bijdraagt aan structureel juist gebruik en daarmee de organisatie verder helpt. In de huidige tijd waarin de afhankelijkheid van interne platformen en kanalen alleen maar toeneemt, is het van groot belang een slimme interne digitale contentstrategie uit te werken op basis van interne strategische thema’s om medewerkers te binden, te boeien en te activeren.

Wij helpen je met het opstellen van die strategie door de juiste vragen te stellen en de juiste keuzes te maken op het juiste moment.

Businesscase

Wat levert het op? Wat gaat het kosten?

Overtuig het management van een nieuw (sociaal) intranet of digitale werkplek, of onderbouw de noodzaak van doorontwikkeling. Wij helpen je met het bouwen van een waterdichte businesscase.

Requirements

Waar moet een intern platform aan voldoen?

De wensen en eisen van de organisatie halen we op, en vertalen we naar functionele én non-functionele requirements om relevante platformen objectief te kunnen vergelijken.

Platformselectie

Welke techniek of leverancier past het best?

Kies de juiste aanbieder op basis van een onderbouwde selectieprocedure. We nemen je mee op referentiebezoek of zorgen dat je twee aanbieders kunt vergelijken middels een gebruikerstest.

Interne kanalenstrategie

Welke rol heeft het platform in het geheel van kanalen, tools en bestaande platforms? Wat doe je op welk platform of kanaal?

Bij een interne kanalenstrategie kijken naar wat je wilt bereiken, welke eigenschappen welke kanalen hebben en op welke kanalen de beoogde doelgroepen aanwezig zijn. Op basis hiervan kijken we naar de beste rol van een specifiek kanaal in het geheel of optimaliseren we het complete kanalenlandschap zodat mensen en content elkaar echt bereiken.

Adoptiestrategie

Hoe zorg je dat medewerkers het platform gebruiken?

Een adoptiestrategie wordt opgezet op basis van doelen en doelgroepen. Bepaal op basis van organisatieculturen door wie, welke activiteiten nodig zijn en wanneer deze ondernomen moeten worden.

Contentstrategie

Hoe betrek je medewerkers bij strategische thema’s?

Align en engage medewerkers met content. Wij helpen je met het vertalen van je organisatiedoelen en strategische thema's naar een effectieve, duurzame contentstrategie. Ondersteund door sterke contentpijlers, interactieve formats en digitale kanalen.

We bouwen een fundament ontstaan vanuit ambitie en realistisch ingestoken op basis van budget en resources.

Opdrachtgevers

Deze organisaties hielpen we eerder bij het opstellen van een ijzersterke businesscase of hun zoektocht naar het best passende platform.

Startpunt: de organisatiedoelen

Veel organisaties benaderen de ontwikkeling van een (sociaal) intranet vanuit de techniek of vanuit de gebruiker. Op basis van prijs, de voorkeur van IT of omdat vergelijkbare organisaties met dezelfde leverancier werken wordt een platform gekozen. Of medewerkers mogen zelf kiezen hoe ze willen werken en gebruiken een combinatie van WhatsApp, mail, Slack, Microsoft Teams en Dropbox voor overleg en samenwerking met collega’s.

Het resultaat daarvan is veelal een intranet dat amper gebruikt wordt omdat het niet gebruiksvriendelijk is en toegevoegde waarde mist. Of een wirwar aan systemen met veel (overlappende) mogelijkheden, waarin de focus mist doordat zo veel mogelijk gebruikerswensen zijn ingewilligd.

Neem de doelen van de organisatie als uitgangspunt bij het ontwikkelen van een sociaal intranet, zodat de bijdrage die het platform hieraan levert zichtbaar wordt. Dit rechtvaardigt niet alleen de investering, maar – zo is uit onderzoek gebleken – verhoogt ook de adoptie door gebruikers.