We weten allemaal dat het geen gemakkelijke tijden zijn voor zorgorganisaties. Zorgmedewerkers zijn schaars en budgetten krimpen. Hierdoor zijn organisaties genoodzaakt om kostbare mankracht efficiënter in te zetten. Dat betekent het werk gemakkelijker maken en de focus (terug)leggen op dat wat er echt toe doet: zorgen.
Cello, een zorgorganisatie die zich inzet voor een goed leven voor mensen met een verstandelijke beperking, voelde ook de noodzaak naar efficiëntie. Ze lanceerden daarom CelloNet, een nieuw sociaal intranet, als onderdeel van hun inspanningen om efficiënter te werken. Dit intranet is gedurende het gehele proces, volledig afgestemd op de behoeften en wensen van medewerkers, net zoals ze dit doen voor hun cliënten in de zorg. En zelfs nu het intranet al gelanceerd is, passen ze het nog continu aan. Zodat het een voor medewerkers waardevol middel blijft, ook in de toekomst.
Wij hebben Cello begeleid tijdens dit proces, van meerwaardebepaling tot leveranciersselectie en van implementatie tot adoptie en content. In deze case lees je hoe we dit samen aanpakten.
Meer van dit soort verhalen? Lees onze cases |
Ik wil meer! |
Cello’s missie: de unieke mens centraal, ook in de organisatie
Voor Cello is er niets belangrijker dan het bieden van menswaardige en professionele zorg aan hun cliënten. Ze ondersteunen mensen met een verstandelijke beperking in hun zelfontplooiing en begeleiden hen in een leven met zoveel mogelijk ruimte voor autonomie. Medewerkers van Cello luisteren naar de wensen en behoeften van cliënten. En zoeken naar nieuwe manieren om te werken aan een kwalitatief leven.
De mens centraal stellen en aandacht besteden aan hun wensen en behoeften doet Cello ook intern. Door te luisteren ontdekten ze dat het bestaande intranet medewerkers niet genoeg ondersteunde in hun werk. Daarnaast sloot het ook niet meer voldoende aan bij de ambities van de organisatie. Het nieuwe intranet, CelloNet, moest beter bijdragen aan de missie van Cello en medewerkers helpen hun werk efficiënter te doen, zodat zij de client beter centraal kunnen stellen.
Gedurende het gehele project zijn de missie en kernwaarden van Cello leidend geweest. Naast de meerwaarde voor de organisatie, was de behoeften van medewerkers een belangrijk uitgangspunt voor het nieuwe intranet. Daarom hebben we bij elke stap de zorgmedewerkers uitvoerig betrokken. Dat deden we onder andere door enkele zorgmedewerkers mee te laten doen met workshops. Deze afgevaardigden haalden vooraf input op bij hun collega’s en namen dat mee naar de workshops.
Kleine lancering, grote impact
De input vanuit zorgmedewerkers leidde er toe dat we bij de inrichting andere keuzes maakten dan we van tevoren dachten. Vaak zien we dat het nieuws het meest prominent is op de homepage van een intranet. Bij Cello bleek nieuws wel belangrijk te zijn, maar het applicatieportaal en de noodnummers bleken voor de zorgmedewerkers minstens zo belangrijk, omdat ze hier snel toegang toe moeten hebben tijdens hun dagelijkse werk. We hebben de homepage daarom zo ingericht dat die drie onderdelen een gelijkwaardige positie kregen. Dit helpt om CelloNet maximaal te laten bijdragen aan het werk. Overigens is dit ook een van de factoren die een positieve bijdrage heeft in de adoptie van een intranet.
En voor de lancering kozen we dit keer niet voor een grootse lanceringscampagne om medewerkers te attenderen op de komst van CelloNet en om hen nieuwsgierig te maken. Door de toenemende druk op de zorg, voelde dit niet gepast. Medewerkers hebben al weinig tijd en we wilden niet nog meer tijd en aandacht van hen vragen. Daarom kozen we ervoor om de lancering klein te houden. We communiceerden via de lijn en in de communicatie legden we meer dan ooit de focus op het nut van CelloNet en hoe het nieuwe platform medewerkers helpt in hun werk.
Hierbij hebben we leidinggevenden zoveel mogelijk ondersteund. In plaats van een one-size-fits-all aanpak, kon elke leidinggevende aangeven waar hij of zij hulp bij kon gebruiken om CelloNet dichterbij de medewerkers te brengen. We:
- Organiseerden webinars voor leidinggevenden, met het thema ‘What’s in it for them’ om hen te helpen denken vanuit het perspectief vanuit hun teamleden.
- Stonden klaar om een trainer op de verschillende locaties aan te bieden.
- Maakten instructiemateriaal, zoals een snelstartgids, een wegwijzer en een leidinggevenden toolkit (met kant-en-klare teksten om met het team te delen).
- Stoomden de medewerkers van de communicatieafdeling klaar met een communitymanagement training, zodat ze hun eigen community’s kunnen beheren.
Adoptie begint pas echt ná de lancering
Dan is het intranet gelanceerd, maar dat betekent niet dat het werk erop zit. Sterker nog, het begint pas net. Medewerkers naar het intranet krijgen is namelijk één ding, ze iedere keer terug laten komen is de uitdaging. Daarom blijft continue aandacht besteden aan het verbeteren van CelloNet. Ze blijven in gesprek met medewerkers om ervoor te zorgen dat CelloNet van meerwaarde voor hen en hun werk is en blijft. Dat doen ze bijvoorbeeld door aan te sluiten bij teamoverleggen.
Marleen Willemsen, Senior Communicatieadviseur bij Cello:
“Bij Cello vinden we vernieuwen, leren en ontwikkelen belangrijk. Dat geldt dus ook voor alles wat te maken heeft met CelloNet. Het proces is belangrijker dan het resultaat. Daarom zitten we nu nog volop in het adoptieproces om CelloNet relevant en waardevol te laten blijven. We zijn nu onder andere bezig om nog beter aan te sluiten bij de behoeften van de zorgteams en om de digitale vaardigheden van medewerkers te versterken door trainingen aan te bieden.”
Meer weten over adoptie? Lees onze blogs |
Ik wil er alles over lezen! |
CelloNet verbindt en inspireert
Uit verschillende hoeken van de organisatie horen we positieve reacties. In een poll op CelloNet geeft meer dan de helft van de respondenten aan blij te zijn met de komst van CelloNet. In de maand van livegang hadden zo’n 1.600 van de ruim 2.500 medewerkers minimaal één keer ingelogd. In de tijdlijn worden geregeld persoonlijke verhalen gedeeld, tot nu toe al zo’n 1.800. Deze worden goed bekeken en geliked en ze ontvangen veel reacties. De nieuwsberichten vanuit Cello die bijdragen aan meer alignment met de visie van de organisatie worden ook goed bekeken. En doordat Cello continu de meerwaarden voor de praktijk blijft toetsen, hebben we er het volste vertrouwen in dat CelloNet gebruikt wordt waarvoor en zoals het bedoeld is.
Een samenwerking op maat
We kijken met trots en plezier terug op de samenwerking met Cello. Samen hebben we een mooi intranet neergezet dat een waardevolle bijdrage levert aan het werk en de ambities van de organisatie. We vinden het bijzonder om te zien hoe de mensgerichte aanpak van Cello doorvloeit in alles wat zij doen. Dit hield ons scherp en het zorgde ervoor dat we het belang van de zorgmedewerkers te allen tijde voorop stelden. Bedankt Cello, voor deze fijne samenwerking!
In het kort onze
activiteiten
- Onderzoek doen naar meerwaarden
- Begeleiden bij leverancierselectie
- Ondersteunen bij projectmanagement
- Begeleiden inrichtingssessies om te komen tot:
- Informatie-architectuur (statische informatie)
- Prioritering in knoppen/functionaliteiten
- Begeleiden bij implementatie, inclusief monitoren en rapporteren
- Begeleiden en ondersteunen bij adoptie
- Trainen contentbeheerders en leidinggevenden
- Opzetten en uitvoeren activatiecampagne
- Opzetten en overdragen community-management
- Instrueren en begeleiden pilotteams
- Definiëren van belangrijke community’s
- Trainen van communicatieteam
In het kort onze
deliverables
- Strategisch kader
- Programma van eisen met requirements
- Briefings- en beoordelingsdocument leveranciers
- Projectplanning en -structuur
- Doelstellingen intranet, inclusief KPI’s
- Instructiemateriaal, zoals:
- Snelstartgids
- Posters
- Webinar en toolbox voor leidinggevenden
- Verdeling van rollen en taken voor het intranet (governance)
- Communityplan
- Training Communitymanagement
Meer weten?Wil jij ook de kracht van een (nieuw) intranet ontdekken of heb je een ander vraagstuk waar we je bij kunnen helpen? Neem dan gerust eens contact met ons op via hallo@evolve.eu of 030 307 54 55. |
contact |