Adoptie en activatie van een intern social platform worden vaak met elkaar verward. Activatie leidt niet tot adoptie. Dus als je alleen maar aan activatie van je platform werkt, zonder structureel aandacht te besteden aan hoe jouw organisatie met het platform gaat werken, ga je nooit tot een impactvolle en duurzame community komen. In dit blog helpen we je graag op weg om tot een succesvolle adoptie van je platform te komen.
Activatiecampagne met behulp van communicatiemiddelen
Heeft een organisatie een nieuw platform, of is er meer activiteit gewenst op het huidige platform, dan wordt er vaak een activatiecampagne* op touw gezet. Dat is een campagne om medewerkers kennis te laten maken met (een nieuwe functionaliteit) van het platform via online en offline middelen. Denk aan een wedstrijd uitschrijven rondom het plaatsen van het beste idee in de nieuwe innovatiecommunity. Of laat medewerkers in vlogs aan collega’s (nieuwe) functionaliteiten uitleggen. Hiermee activeer je gebruikers direct om (specifieke onderdelen van) je nieuwe platform te gebruiken. Meestal kun je hiervoor slim aansluiten bij bestaande communicatiemiddelen, zoals nieuwsbrieven of bijeenkomsten.
Activatie draagt bij aan adoptie
Een goede activatiecampagne draagt eraan bij dat de overgang naar structureel gebruik van het platform kleiner wordt. Maar zoals het woord “campagne” al aangeeft, is dit voor de korte termijn. Een activatiecampagne leidt op zichzelf niet tot structureel gebruik en gebruik zal vaak flink afnemen na een activatiecampagne. Om de tijdelijke toename in activiteit vast te blijven houden, zul je een adoptiestrategie** moeten ontwikkelen en uitvoeren.
Activatiecampagne onderdeel van je adoptie
In je adoptiestrategie staat beschreven hoe je structureel gebruik van je platform gaat bereiken: wat ga je doen om je doelgroepen blijvend actief te krijgen op het platform zodat je je doelen behaalt? Dat is eenvoudiger gezegd dan gedaan: voordat je überhaupt begint met je adoptie, zul je in ieder geval moeten weten welke doelen je wil bereiken met je platform. Adoptie is op zichzelf namelijk nooit een doel. Je doelen vormen de basis van je adoptie. Daarnaast zul je moeten bepalen wie je spelers zijn in je adoptietraject. Denk aan leidinggevenden, RvB-leden, medewerkers in de binnen- of de buitendienst. Om je activiteiten uit te werken, kun je als uitgangspunt de zes belangrijkste factoren voor adoptie gebruiken, die voortkomen uit onderzoek van Evolve samen met Universiteit Twente en Involve:
- Verwachte prestatieverbetering; de mate waarin iemand ervaart of verwacht dat het gebruik van interne social media bijdraagt aan de dagelijkse werkzaamheden. In je adoptie geef je aan welke stappen je gaat zetten om ervoor te zorgen dat het dagelijkse werk van een bepaalde groep verbetert met behulp van het platform. Vervolgens bepaal je wanneer je de successen hiervan wilt uitlichten in communicatiemiddelen, zodat anderen kunnen zien hoe werken met het platform bijdraagt aan de dagelijkse werkzaamheden. Juist de praktische voordelen: als iemand bijvoorbeeld op het platform een vraag beantwoordt, in plaats van vijf keer dezelfde vraag in vijf afzonderlijke mails af te handelen
- Verwachte inspanning; de mate waarin iemand ervaart of verwacht dat het moeite kost om gebruik te maken van interne social media. Het gaat hier zowel om de techniek (‘hoe werkt het?’) als om tijd en gelegenheid. In je adoptieplan neem je op hoe je omgaat met drempels die mensen zien om het platform te gebruiken. Door regelmatig trainingen, concrete tips en overzichtelijke instructies aan te bieden, kun je de verwachte inspanning om het platform te gebruiken, verlagen.
- Reputatie; de mate waarin iemand ervaart of verwacht dat het gebruik van interne social media bijdraagt aan de eigen status binnen de organisatie. Beschrijf in je adoptieplan hoe je goede voorbeelden regelmatig in het zonnetje gaat zetten. Denk aan een interviewreeks, waarin je telkens een andere groep belicht die gebruik maakt van het platform. Denk aan een interview voor projectleiders, waarin een projectleider vertelt hoe het team efficiënter samenwerkt doordat de leden voor de vergaderingen vergaderpunten inzamelen op het platform.
- Gepercipieerd gebruik van collega’s; de mate waarin iemand ziet dat collega’s waar zij/hij offline mee samenwerkt ook actief zijn op interne social media. Dit zwaan-kleef-aan-effect kun je bijvoorbeeld vergroten door sleutelfiguren in te zetten van de groep die je actief wilt hebben op het platform.
- Gepercipieerd gebruik van leidinggevenden; de mate waarin iemand ziet dat directe leidinggevenden en hoger management (ook) actief zijn op interne social media. Als zij actief zijn, is de kans groter dat hun medewerkers volgen. Je kunt dit bereiken door bijvoorbeeld speciaal instructiemateriaal voor leidinggevenden te ontwikkelen, en deze regelmatig te updaten.
- Normen voor samenwerking; de mate waarin iemand ervaart dat samenwerken en kennisdeling al gemeengoed zijn binnen de organisatie. Deze normen zeggen iets over de verwachting hoe makkelijk de adoptie verloopt: hoe hoger de normen van samenwerking binnen een organisatie, hoe meer je mag verwachten dat ook het platform gebruikt zal worden om samen te werken. Deze zijn lastig te beïnvloeden, maar je kunt goede voorbeelden van samenwerking wel periodiek uitlichten als je de normen voor samenwerking binnen je organisatie wilt verbeteren.
Al deze factoren zijn belangrijk in de adoptie, maar welke het belangrijkst zijn, hangt af van je organisatie. In ons blog ‘De impact van organisatiecultuur op adoptie van interne social media’ lees je het vervolgonderzoek dat we met Universiteit Twente gedaan hebben naar de invloed van organisatiecultuur op deze zes adoptiefactoren. Zelfs per groep voor adoptie kunnen je adoptiefactoren verschillen. Logischerwijs zou je hiervan kunnen afleiden dat dit ook geldt voor de verschillende subculturen binnen een organisatie, maar zelfs binnen teams. Zo zijn er vaak grote verschillen tussen staf- en uitvoerende medewerkers. Met deze informatie kun je in je activatie en adoptie rekening houden.
Meer weten?
Adoptie is dus veel meer dan het doen van een activatiecampagne. Die campagne is belangrijk, maar gaat je geen structureel resultaat opleveren; daarvoor is een adoptiestrategie nodig. Deze is behoorlijk fijnmazig, doordat je gestructureerd bepaalde (sub)doelgroepen binnen je organisatie meeneemt in het adoptieproces. Hierboven hebben we wat handreikingen gegeven voor het uitwerken van je adoptiestrategie, maar zonder de juiste uitvoering is het niet meer dan een verzameling woorden op een beeldscherm. Wil je advies bij het opstellen of uitvoeren van je adoptiestrategie? Stel je vragen gerust aan Anouk via anouk@evolve.eu of 06-57 58 83 63.
* Activatiecampagne: Tijdelijke concrete activiteiten die medewerkers direct aanzetten iets te doen op je platform.
** Adoptiestrategie: Een langetermijnplan om je doelen te behalen. Doorgaans gericht op structureel en juist gebruik van je sociale intranet of digitale werkplek.
