Welk platform past het beste bij jouw organisatie? Kies je voor een nieuw sociaal intranet, een uitbreiding van je huidige intranet met sociale functionaliteiten of ga je richting een digitale werkplek? Het aanbod is groot, dus regelmatig nemen we een platform onder de loep. Dit keer: Speakap.
Het verhaal van Speakap
Tijdens hun studie werkten Erwin van der Vlist en Patrick van der Mijl als teamleiders bij de supermarkt. Ze merkten al snel dat de communicatie tussen het hoofdkantoor en de winkelmedewerkers niet altijd even effectief en efficiënt was. Met de opkomst van de smartphone begrepen zij dat het anders moest en dat interne communicatie naadloos moet aansluiten op je doelgroep. Zo is Speakap ontstaan.
Dit was in 2009. Inmiddels heeft het bedrijf ruim driehonderd klanten, waaronder MediaMarkt, Rituals en de Nederlandse Spoorwegen. Speakap heeft zeven locaties verspreid over de wereld, het hoofdkantoor staat in Amsterdam.
Onderscheidende kenmerken
Speakap is geen sociaal intranet of digitale werkplek, maar een communicatieplatform voor de non-desk medewerker, bijvoorbeeld in retail en hospitality. Deze collega’s zitten niet of nauwelijks aan een bureau of achter de computer, maar hebben wel direct klantcontact. Zij zijn het visitekaartje van het bedrijf en dit is dan ook een belangrijke groep – zo niet de belangrijkste – om in lijn te hebben werken met de organisatiestrategie en goed op de hoogte te houden van de meest actuele informatie.
Wat zoekt de non-desk medewerker actief op? Precies; zijn of haar werkrooster. Het idee is dat de medewerker met Speakap – te downloaden als app of te benaderen via de browser – het actuele werkrooster altijd op zak heeft. Functionaliteiten als nieuws (waaronder push), een gepersonaliseerde tijdlijn en direct messaging maken het platform af. Via een Advanced Open-API kan Speakap koppelen met bestaande organisatiesystemen als het intranet, document management systeem of een E-learning omgeving.
Gecontroleerde social
Het ontwerp van Speakap is eenvoudig en doet vanwege de tijdlijn en privéberichten sterk denken aan Facebook. Het idee hierachter is de werking van sociale media waar medewerkers al vertrouwd mee zijn te omarmen en hiervoor een zakelijk alternatief te bieden. Door toekenning van bepaalde rechten bepalen beheerders wie informatie mag delen, en met welke collega’s. Dit noemen ze bij Speakap ‘gecontroleerde social’.
Voor de inrichting van het beheer van gebruikers en rechten koppelt Speakap met de active directory, net als vrijwel alle andere interne sociale platformen. Dit betekent dat nieuwe collega’s automatisch worden toegevoegd en iedereen uit dienst automatisch wordt verwijderd. Medewerkers worden op basis van locatie, afdeling of functie ingedeeld in de juiste groepen, zodat iedere medewerkers enkel informatie ziet uit de voor hem of haar relevante groepen. Ook externen kunnen (tijdelijke) toegang krijgen.
Kosten
Speakap werkt met een licentiestructuur. Je betaalt per gebruiker per maand, met staffelkortingen vanaf 500 medewerkers. Standaard wordt Speakap geleverd in lijn met de organisatiehuisstijl (logo, merkkleuren) en met alle functionaliteiten. Voor een meerprijs levert Speakap de app volledig white label voor Android en iOS: zonder merklicentie en volledig vorm te geven in de eigen huisstijl van de organisatie. Dit is waardevol voor bedrijven met een sterke merkidentiteit, want medewerkers zien niet dat hun ‘Rituals-app’ op Speakap draait. Bij dit Premium-abonnement zijn ook een SSO-integratie en actieve mappenstructuur mogelijk.
Onze kijk
Speakap is geen sociaal intranet of digitale werkplek, maar is een aanvulling op die kanalen. De app focust op een aantal functionaliteiten – push messaging, direct messaging en roosterintegraties – en daarmee ook op een specifiek type organisaties. Vooral bij wisselende werkroosters zijn medewerkers gebaat bij de snelle berichtgeving die Speakap biedt. Medewerkers installeren de tool eenvoudig op hun telefoon, waarbij de organisatie de app eigen branding en een eigen naam kan meegeven. Alle informatie is bovendien via de browser te raadplegen.
In onze ogen is Speakap daarom vooral het onderzoeken waard voor organisaties met veel medewerkers die geen werkplek hebben en wél klantcontact, zoals in retail, logistiek en hospitality.
Meer weten?
Eerder namen we een kijkje onder de motorkap bij Jive, Iris Intranet, Viadesk, Valo Intranet en a&m impact. Benieuwd welk platform het beste bij de wensen van jouw organisatie past? Neem contact met ons op.