Er zijn veel verschillende platforms, sociale intranetten, tijdlijnen en andere oplossingen voor interne community’s. En het aanbod groeit gestaag. Bij Evolve kennen we onderhand de markt, niet in de laatste plaats omdat we onze klanten regelmatig ondersteunen bij platformselecties. Af en toe delen we via een blog een wat uitgebreidere blik op een platform. Dit keer: Iris Intranet.
Digitale werkplek
Iris Intranet is een product van het bedrijf triptic, een full service internetbureau dat al twintig jaar actief is in de wereld van online communicatie. Belangrijk uitgangspunt in triptics werk is de combinatie van functionaliteit, vormgeving en techniek. Of zoals ze zelf zeggen: “dat er achter de schermen complexe systemen zitten is geen excuus om het jezelf ook ingewikkeld te maken aan de voorkant”.
Met die insteek en ervaring ontwikkelde triptic Iris Intranet. Een ‘digitale werkplek’ die als traditioneel intranet en als sociaal intranet uitgerold kan worden. Het platform is als standaardoplossing beschikbaar, met mogelijkheden voor maatwerk en hosting is zowel intern als extern mogelijk. Iris is op het moment o.a. groot in zorg- en overheidsland, maar ook Dorel Juvenile (het bedrijf achter Maxi-Cosi), Dille & Kamille en Bouwinvest maken gebruik van het platform.
Iris is een standaard (sociaal) intranetoplossing die over het algemeen – zeker in vergelijking met vele andere platformen – simpel in gebruik is. Wat dat betreft maakt triptic met Iris Intranet ons inziens haar belofte waar dat gebruikers niet vermoeid worden met complexe processen aan de achterkant.
Koppelbaar
Steeds meer intranetten en andere communicatieplatformen hebben een sterke focus op het verbinden met andere werksystemen. Iris is daarin een voorloper en laat zich onder andere koppelen met diverse CRM- en/of ERP-systemen zoals SharePoint. Hiermee wordt niet ‘weer een nieuw systeem’ binnengehaald maar worden juist allerlei losse systemen aan de voorkant voor gebruikers geïntegreerd.
De mooiste manier van koppelen is daadwerkelijk informatie uit systemen tonen in widgets op de homepage of een eigen dashboard (gebruikers kunnen in Iris hun eigen homepages bouwen door widgets toe te voegen, te verwijderen en te verschuiven). Denk aan het tonen van een rooster of takenlijsten uit een extern systeem in een widget op je dashboard. Houd wel rekening met dat veel koppelingen maatwerk kunnen zijn. En voor elk platform geldt: meer maatwerk betekent een hoger prijskaartje.
Sociale functionaliteit
Qua sociale functionaliteiten werkt Iris zoals je zou verwachten: met groepen en een persoonlijke tijdlijn waar je al je berichten ziet. Dit is alle activiteit die iets met jou te maken heeft, zoals algemene updates en reacties, updates en likes uit de groepen waar je als gebruiker lid van bent. Mooi is dat groepen behoorlijk veelzijdig zijn, doordat groepsbeheerders hun groep desgewenst kunnen voorzien van pagina’s, blogs, evenementen, polls en fotoalbums.
Groepen zijn er uiteraard in open en besloten varianten. Jammer daarbij is dat besloten groepen niet gevonden kunnen worden door de medewerkers als de groepseigenaar ervoor kiest om de groep verborgen te houden voor niet-leden. Daardoor kan het voorkomen dat twee besloten groepen hetzelfde onderwerp hebben, zonder dat ze van elkaars bestaan weten. Een verborgen groep is in bepaalde gevallen heel nuttig om te hebben maar als het om kennisdeling gaat, is transparantie van groot belang.
Uiterlijk
Iris heeft een vaste opbouw met het ‘zakmes’ aan de rechterkant die daar altijd staat (o.a. voor de tijdlijn en zoekmachine). De linkerkant van de homepage is verdeeld in drie kolommen van gelijke grootte waarin diverse widgets gezet kunnen worden. Hoewel de widgets wel verschoven kunnen worden ligt de indeling verder vast. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om een widget twee of drie kolommen breed te maken en dat beperkt je in de mogelijkheden om de homepage naar eigen smaak in te richten en specifieke onderdelen beter uit te lichten. Daarnaast is het naar onze mening niet het meest moderne platform om te zien.
Onderscheidende kenmerken
Als het inderdaad gekoppeld wordt met andere bedrijfssystemen kan Iris fungeren als doortastende zoekmachine (die in Iris trouwens ‘vindmachine’ heet), die verder kijkt dan de activiteit op het intranet (updates, reacties, documenten, profielen). Een mooi voorbeeld van verdere integratie is de mogelijkheid om een pushnotificatie te ontvangen als er iets is aangepast in procedures of documenten – opslagen in andere systemen waarmee Iris gekoppeld is – die voor jouw werk relevant zijn.
Standaard is Iris toegankelijk vanaf je smartphone of tablet. De mobiele site is volledig responsieve. In de tweede helft van 2017 komt er ook een applicatie van Iris. Dit maakt de toegang tot het intranet en het inzien van notificaties makkelijker. Op dit moment ontvangen de gebruikers pushberichten via e-mail of sms. Dit kun je zelf instellen. Een andere fijne standaardfunctionaliteit is de statistiekenmodule waarin kwantitatieve gegevens worden weergeven.
In het kort
Iris is out of the box een compleet en (sociaal) platform dat eenvoudig is in gebruik. De meerwaarde neemt exponentieel toe wanneer alle integratiemogelijkheden benut worden. Natuurlijk zien we ook kans voor verbeteringen, zoals in de eerdergenoemde besloten groepen, de flexibiliteit van de homepage-indeling en het uiterlijk. Met als belangrijke kanttekening dat Iris nog altijd veel aantrekkelijker is dan de intranetten die de meeste organisaties hebben draaien.
Iris Intranet is een platform om zeker eens dieper in te duiken als je op zoek bent naar een compleet, kant-en-klaar en gebruiksvriendelijk sociaal intranet.
Eerder namen we een kijkje onder de motorkap van Jive, Valo Intranet, Speakap, a&m impact en Viadesk. Meer weten over beschikbare platformen en hun mogelijkheden? Neem gerust contact met ons op!
Oorspronkelijke publicatie: 28-9-2015
Update: 19-5-2017
