Welk platform past het beste bij jouw organisatie? Kies je voor een nieuw sociaal intranet, een uitbreiding van je huidige intranet met sociale functionaliteiten of ga je richting een digitale werkplek? Het aanbod is groot, dus regelmatig nemen we een platform onder de loep. Dit keer: Valo Intranet.
Add-on op Office 365
Het Finse Valo Intranet is een schil voor Office 365 en SharePoint on-premise (2013 en 2016), waarmee inhoud en informatie uit de verschillende Office-apps worden samengebracht als basis voor je intranet. Anders gezegd vormt Valo een ‘add-on’ op deze applicaties waarmee een gebruiksvriendelijk intranet of dashboard wordt geboden.
Benieuwd wanneer je voor een add-on kiest en wanneer voor een sociaal intranet (al dan niet gekoppeld)? Dit lees je in Office 365 vs. het sociaal intranet: wat zijn de mogelijkheden?
Vormgeving
Zoals Valo het zelf zegt: “Niemand wil een intranet gebruiken dat eruitziet als SharePoint.” De aantrekkelijke vormgeving is dan ook een belangrijk verkoopargument van Valo Intranet. Organisaties kiezen uit drie thema’s voor de lay-out van de homepage, variërend van een duidelijke intranet look and feel met het menu bovenin tot een moderne variant die meer aandoet als een website, met veel beeld en buttons voor navigatie. Elk thema is te configureren naar de huisstijl van de organisatie, zonder dat hiervoor in de code van het platform gedoken hoeft te worden.
Waar de meeste SaaS-intranetten medewerkers met behulp van widgets zelf hun homepage laten inrichten, laat Valo Intranet dit aan de beheerder. Gebruikers kunnen op het intranet wel een eigen lijstje aanleggen met links naar veelgebruikte applicaties en sites. In de tijdlijn op de homepage worden berichten getoond uit Yammer.
Nieuws
Valo Intranet maakt het, in tegenstelling tot SharePoint (Online), makkelijk om nieuws te delen. Afbeeldingen kunnen in een bericht gesleept worden en met behulp van tags kan nieuws gepersonaliseerd worden voor bepaalde locaties, bedrijfsonderdelen of interessegebieden. Nieuws-alerts maken het mogelijk om medewerkers actief te wijzen op belangrijke berichten, zowel op laptop of desktop als mobiel. Het intranet is mobiel beschikbaar via de Valo-app, die met name geschikt is voor het lezen van nieuws.
Extra modules
Naast deze basis biedt Valo diverse aanvullende modules om het intranet uit te breiden en bepaalde functionaliteiten uit Office 365 gebruiksvriendelijker aan te bieden. Denk aan meertaligheid, een videoportaal en het uitbreiden van de zoekmogelijkheden (zoeken op vaardigheden, afdeling of locatie).
Het werk van intranetbeheerders wordt een stuk aangenamer gemaakt dankzij inzicht in het gebruik van alle pagina’s, sites en groepen. Parameters voor inactiviteit kunnen zelf worden ingesteld, met kleur wordt vervolgens aangegeven waar er sprake van is. Dit maakt het opschonen van het intranet een stuk gemakkelijker, maar het legt ook mogelijke navigatieknelpunten bloot.
Van intranet naar digitale werkplek
Valo ontwikkelde twee tools waarmee het intranet uitgebouwd kan worden tot digitale werkplek. Valo Teamwork is ontworpen om groepen, teamsites en samenwerkingstools als Planner overzichtelijker weer te geven. Ook kan de inrichting van je team worden opgeslagen als sjabloon voor nieuwe teams en groepen en maakt de tool het mogelijk te zoeken naar documenten en gesprekken in alle groepen waar je toegang tot hebt.
Voor het verzamelen, beoordelen van en (samen) uitwerken van ideeën met behulp van gamification biedt Valo Idea Management. Beide tools zijn ook als stand-alone product beschikbaar.
Kosten
Een Office 365 add-on kent doorgaans een stevige prijs. Naast de licenties voor Office 365 komen er additionele (licentie)kosten bij voor de schil en mogelijk ook voor een servicecontract voor onderhoud. Zeker voor organisaties met veel gebruikers kan dat behoorlijk in de papieren lopen.
Valo werkt met een basisbedrag op basis van het aantal gebruikers, plus de kosten van eventuele aanvullende functionaliteiten. Voor een abonnement op driemaandelijkse updates met bugfixes en nieuwe functionaliteiten wordt jaarlijks 25% van de licentiekosten gerekend.
Valo is alleen leverancier van de tool en werkt met partners voor implementatie en service. Valo-partners berekenen zelf kosten voor de implementatie (eenmalig) en/of een servicecontract. Deze kosten komen dus bovenop de eerder genoemde kosten vanuit Valo voor licenties en updates.
Onze kijk
Intranetten op basis van Office 365 en SharePoint laten vaak te wensen over op het vlak van design en gebruiksvriendelijkheid. Valo Intranet bewijst dat dat niet per se het geval hoeft te zijn. Hoewel Valo Intranet niet geschikt is voor vergaande personalisatie op het niveau van de eindgebruiker, laten de aanvullende modules duidelijk zien dat diezelfde eindgebruikers en hun werk wel centraal staan bij het ontwerp van de add-on.
In onze ogen is Valo Intranet daarom een kennismaking waard voor partijen die voor hun intranet graag gebruikmaken van de mogelijkheden van Office 365 of SharePoint, maar daarbij op zoek zijn naar betere mogelijkheden dan die pakketten ‘out of the box’ bieden op het vlak van nieuwsvoorziening en gebruiksvriendelijkheid.
Valo Intranet in Nederland
Valo Intranet wordt door diverse Nederlandse leveranciers aangeboden, waaronder c)solutions, Portiva, I4-YOU en Advantive. Zij installeren Valo Intranet en zorgen voor periodieke updates van het platform, zodat deze ook goed blijft werken tijdens de continue updates van Microsoft.
Wij spraken met c)solutions voor de totstandkoming van deze blog. c)solutions is naast Valo Premium Partner ook SharePoint-ontwikkelaar. Oplossingen op het gebied van document-managementsystemen, workflows en projectplanningen worden als het ware tegen Valo Intranet aan gebouwd. c)solutions bedient klanten als Tony’s Chocolonely, PostNL en het Ministerie van Buitenlandse Zaken.
Meer platformreviews?
Eerder schreven we over Jive, Iris Intranet, Viadesk, Speakap en a&m impact.
