Het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) staat in de top 10 van ons tweejaarlijkse onderzoek naar interne social media in Nederland. Hierin scoort het onderzoeksinstituut vooral hoog op hoe de interne community formeel georganiseerd is. ”Twee jaar terug hadden wij nog een traditioneel intranet dat door afdeling Communicatie werd gebruikt om corporate informatie te zenden. Nu is dat gelukkig anders”, vertelt Saskia Giesbers, product owner van het intranet bij het RIVM.
Plaats- en tijdonafhankelijk werken
In 2012 werd bij het RIVM het programma ‘@nders werken’ geïntroduceerd: “Bij andere organisaties bekend als Het Nieuwe Werken”, licht Saskia toe. “Het interne social platform Link is toen als pilot ingezet om medewerkers plaats- en tijdonafhankelijk te laten werken. Met Link kunnen ze samenwerken en kennisdelen in community’s, bloggen en micro-bloggen en zichzelf profileren. Elke community heeft een of meer eigenaren. Zij modereren online gesprekken en zorgen ervoor dat mensen praten over onderwerpen die binnen een bepaalde groep horen.” Dit is een van de punten waarop RIVM goed scoorde in ons onderzoek, want naarmate de verantwoordelijkheid voor een intern social platform breder in de organisatie wordt belegd, is de kans op blijvend succes groter.
Verantwoordelijkheid bij inhoudsdeskundigen leggen
Voor een instituut als RIVM, waar kennis een cruciale rol speelt, is het belangrijk dat informatie actueel en goed vindbaar is. In 2015 werd Link onderdeel van het vernieuwde intranet, dat toegang geeft tot diverse bedrijfsapplicaties. Sindsdien kan iedere medewerker ook zelf nieuwsberichten plaatsen en wiki’s bewerken. Voorheen deed de afdeling Communicatie op het intranet vooral aan zenden. Saskia: “We wilden interactie en de verantwoordelijkheid voor de inhoud leggen bij de inhoudsdeskundigen. Zij kunnen zelf beter hun informatie actueel houden, in plaats van een redacteur die wel kan schrijven, maar geen inhoudelijk expert is. Spelfouten en onlogisch opgebouwde berichten nemen we voor lief.”
Voor sommige medewerkers is gebruik van het platform een formeel onderdeel van hun functie. Bijvoorbeeld een personeelsadviseur die medewerkers informeert over een gewijzigde procedure. Of de informatie op het intranet nu actueler is dan voorheen, wisselt per onderdeel. “De verantwoordelijkheid voor de inhoud ligt bij de inhoudsdeskundigen zelf.” Nu de inhoud en activiteit bij het primaire proces belegd is, zijn de werking en voortbestaan van de interne community’s beter geborgd dan wanneer deze alleen bij de afdeling Communicatie zouden liggen. Het resultaat volgens RIVM: het platform draagt bij aan de organisatiedoelen om beter samen te werken, kennis te delen en te innoveren.
Verantwoordelijkheden en rollen vastgelegd
Bij het RIVM is op verschillende niveaus vastgelegd wie waarvoor verantwoordelijk is rondom het intranet. Saskia: “De afdeling Communicatie & Documentaire informatievoorziening (C&D) is eindverantwoordelijk voor ons intranet. Onze ICT-leverancier SSC Campus zorgt ervoor dat het platform draait. De moderatie van het hele platform ligt formeel omschreven in de rolomschrijving van product owner social intranet, momenteel Saskia. “Ik fungeer als vraagbaak voor collega’s over hoe het intranet werkt. Die kunnen van technische aard zijn, maar ze kunnen ook gaan over hoe een team het platform beter kan benutten voor hun dagelijkse werkzaamheden. Soms weten medewerkers niet van elkaar dat ze hetzelfde onderwerp bespreken, dan attenderen we hen daarop. Naast dit soort dagelijkse ondersteuning, denk ik samen met collega’s na over de toekomst van het intranet.”
Directie en lijnmanagement betrekken
RIVM heeft ook veel aandacht gestoken aan het betrekken van de directie, vertelt Saskia. “Dat is goed voor het gebruik, want directieleden hebben een voorbeeldfunctie.” De rol van het management is één van de succesfactoren bij de adoptie van een intern social platform . “Je komt pas echt verder met het social intranet als de directie snapt dat er, naast budget voor de opzet van het social media platform, ook budget nodig is voor beheer, onderhoud en verbetering. Het begint eigenlijk pas bij de implementatie van een intern social platform.” Daarnaast is de ervaring dat dat leidinggevenden hulp nodig hebben bij het invullen van hun communicatierol. “Leidinggevenden moeten hun medewerkers informeren over strategische doelstellingen en organisatiebrede veranderingen. Dus kijken we hoe we hen efficiënt en effectief kunnen helpen.” Het interne social platform is hierbij een middel.
Volgende stap: digitale werkomgeving als startpunt voor je werk
Het platform ontwikkelt zich steeds meer tot een digitale werkomgeving die dient als startpunt voor het werk. “Voor de toekomst zie ik een homepage voor me die volledig gepersonaliseerd is”, vertelt Saskia. “Hierin wordt informatie uit de verschillende bedrijfssystemen pasklaar gepresenteerd, gekoppeld aan jouw taken, zodat je niet meer hoeft te zoeken naar jouw community’s, maar deze standaard ziet.”
Stapje voor stapje werkt het RIVM naar dit beeld toe. “Voor het delen van documenten hebben we nu bijvoorbeeld nog verschillende systemen. Met het programma ‘Digitale Documentenhuishouding’ willen we dit terugbrengen naar één systeem. Dan speelt de vraag ‘wat is de juiste versie?’ ook niet meer. Daarnaast zijn we bezig met de realisatie van de mobiele werkomgeving, zodat medewerkers het intranet kunnen bereiken via tablets en smartphones. Recent hebben we Link opengesteld voor externen, uiteraard met de nodige maatregelen op gebied van beveiliging.” De community’s kunnen nu ook gebruikt worden om samen te werken met opdrachtgevers, partners en andere deskundigen. “En misschien versmelt over een paar jaar extern en intern wel volledig.”
Meer weten over het onderzoek naar interne social media?
Evolve onderzoekt tweejaarlijks de staat van interne social media in Nederland. Hierin meten we niet het huidige succes van organisaties, maar in hoeverre ze aan de randvoorwaarden voldoen om community’s te creëren die blijvend impact hebben. Wil je hier meer over weten? Lees dan de uitkomsten van het onderzoek van 2016.
