UMC Utrecht: ontwikkeling en migratie SharePoint intranet

Het UMC Utrecht had behoefte aan een verbindend, gebruiksvriendelijk en goed beheersbaar intranet. Evolve begeleidde UMCU bij de ontwikkeling en migratie van het intranet naar Connect; een compleet nieuw ingericht SharePoint-intranet dat medewerkers efficiënt ondersteunt in hun werk. 

We startten met een grondige analyse om te bepalen hoe het intranet de grootste toegevoegde waarde kon bieden. Op basis daarvan ontwierpen we een heldere navigatiestructuur, ontwikkelden we intuïtieve templates voor verschillende paginatypes en bedachten we diverse contentformats. Daarnaast stelden we een duidelijke governance- en beheerstructuur op met heldere rollen en verantwoordelijkheden. Een belangrijk onderdeel van het project was de contentanalyse: we brachten het bestaande intranet terug van 37.000 naar 5.000 pagina’s en migreerden deze handmatig naar de nieuwe omgeving. Om het succes van Connect te waarborgen, ontwikkelden we een adoptiestrategie en trainden we contenteigenaren in het effectief gebruik van het platform. 

Tot slot begeleidden we de livegang en verzorgden we nazorg in de eerste maanden na de lancering. Dankzij deze gestructureerde aanpak en nauwe samenwerking met Communicatie en IT beschikt het UMC Utrecht nu over een toekomstbestendig, overzichtelijk en goed beheersbaar intranet dat optimaal aansluit bij de behoeften van medewerkers. 

Meer van dit soort verhalen? Lees onze cases

Ik wil meer!

Een complexe organisatie van 12.000 medewerkers

Het UMC Utrecht is een van de grootste publieke zorginstellingen van Nederland en de grootste werkgever in de regio Utrecht. Naast patiëntenzorg richt het zich op onderzoek en onderwijs, wat het tot een complexe organisatie maakt met diverse directies, divisies en expertisegebieden. Dagelijks werken 12.000 medewerkers en ruim 4.000 studenten in uiteenlopende functies aan het verbeteren van zorg en gezondheid. Van artsen, hoogleraren, laboranten tot verpleegkundigen, onderzoekers en facilitair medewerkers – iedereen draagt bij aan de missie van het UMC Utrecht.

Volledige focus op de medewerker

De aanleiding voor het project was technisch van aard: het oude SharePoint-intranet on premise moest, vanwege eisen aan veiligheid en betrouwbaarheid, gemigreerd worden naar M365 SharePoint Online. Van deze technische aanleiding werd wel meteen gebruik gemaakt om de inrichting van het intranet opnieuw te heroverwegen. 

De inrichting van het intranet moest niet alleen voldoen aan technische eisen, maar ook aansluiten bij de manier waarop medewerkers het gebruiken. Daarom startte het project met een grondige analyse van hoe het intranet de doelen en ambities van het UMC Utrecht het beste kon ondersteunen. Naast uitgebreide deskresearch, zijn er interviews geweest met medewerkers die diverse rollen en functies bekleden in het UMC. Dit gaf niet alleen inzicht in de koers van de organisatie, maar ook hoe de dagelijkse praktijk -en daarmee het gebruik van intranet- er voor verschillende type medewerkers uitziet. Op basis hiervan werden persona’s en use-cases ontwikkeld. 

Els Timans, digital marketing en communicatielead bij UMC Utrecht zegt daarover:

“Connect is voor mij een startpunt om goed geïnformeerd te zijn en een plek binnen het totale kanalenaanbod waar we verhalen die we naar buiten brengen, binnen een plek geven. Als medewerkers weten wat er allemaal gebeurt bij het UMC Utrecht, dan draagt dat bij aan hun gevoel van trots. Daarin vervult Connect een hele belangrijke behoefte.” 

Het vormgevingsproces van het intranet begon met het ontwikkelen van de zogenaamde wireframes voor de belangrijkste en meest voorkomende pagina’s, zoals de homepage, profielpagina’s, overzichtspagina’s, servicepagina’s en contentdetailpagina’s, allemaal gebaseerd op SharePoint Online. Deze wireframes werden gecreëerd op basis van de eerder vastgestelde toegevoegde waarde en het verwachte gebruik. De opzet van de pagina’s werd getest bij verschillende groepen medewerkers, en hun feedback leidde tot de definitieve inrichting. Vervolgens werden de pagina’s visueel vormgegeven, met gebruik van kleur en beeld in lijn met de huisstijl van het UMC Utrecht. 

Complexe migratie van 5000 pagina’s

Parallel aan de vormgeving startte het proces om de content op orde te krijgen. Het oude intranet van het UMC Utrecht telde maar liefst 37.000 pagina’s. Door een combinatie van statische analyse, overleg met zo’n 300 contenteigenaren en een volledig nieuwe navigatiestructuur werd dit drastisch teruggebracht tot 5.000 pagina’s. De navigatiestructuur werd ontwikkeld op basis van de strategische thema’s van het UMC en de behoeften en taken van medewerkers. In diverse card-sortingsessies werd deze geoptimaliseerd en gefinaliseerd.

Met ingerichte en vormgegeven pagina’s, een heldere navigatiestructuur en een duidelijk overzicht van de te migreren content, kon de contentmigratie starten. Dit was een enorme en complexe operatie, waarbij Evolve de coördinatie, inhoudelijke afstemming met de 300 contenteigenaren en de uitvoering verzorgde. Hierdoor kon het UMC zich blijven richting op haar kerntaken: zorg verlenen, onderzoek doen en onderwijs geven. 

Vanwege snelheid, kosten en efficiëntie werd gekozen voor handmatige migratie, een proces dat ondanks deze aanpak nog drie maanden in beslag nam. Het zorgvuldig overzetten van duizenden pagina’s met links, afbeeldingen, formulieren en tabellen vergde precisie en aandacht. Daarnaast werd er nieuwe content gecreëerd, zoals overzichtspagina’s die op het oude intranet niet bestonden. 

Meer weten over adoptie? Lees onze blogs

Ik wil er alles over lezen!

Goed opleveren, goed houden

Een nieuw intranet goed neerzetten is één ding, maar het goed blijven gebruiken is minstens zo belangrijk. Daarom werden alle contenteigenaren getraind in het werken met SharePoint Online. Daarnaast bemande Evolve in de twee maanden na de lancering een helpdesk waar alle medewerkers van het UMC Utrecht terechtkonden met vragen. 

Voor de online redactie van de afdeling Communicatie werden workshops georganiseerd over het maken van prikkelende, strategisch relevante content met behulp van formats. Ook leerden zij hoe content gestructureerd en consistent gepubliceerd kan worden. 

Om het intranet duurzaam te verankeren, werd een governancestructuur opgesteld waarin rollen, taken en verantwoordelijkheden helder zijn verdeeld tussen de redactie, contenteigenaren en specifieke afdelingen binnen IT en communicatie. Tot slot werd een adoptiestrategie ontwikkeld om de verdere uitrol van het intranet naar alle UMC-college’s in goede banen te leiden. 

In nauwe samenwerking met IT en de afdeling Communicatie

Een groot en complex project als dit vereist een sterke samenwerking. In alle fasen van het project werkten we nauw samen met de afdelingen IT en Communicatie om tot het beste resultaat te komen. Evolve fungeerde daarbij als een verlengstuk van het communicatieteam, met een combinatie van inhoudelijke expertise en executiekracht.

Els Timans: “Het succes van dit traject zit hem in de goede samenwerking binnen een driehoek: tussen het marketing en communicatieteam van UMC Utrecht, Evolve en onze Directie IT. Dat is denk ik ook de enige manier waarop zo’n groot migratie en strategietraject kan slagen. We hebben deze klus echt samen gedaan. Er was bijna geen sprake meer van een klant-bureau relatie. Het draait om de goede klik met de mensen en het team.” 

“Het totaal ontzorgen op alle niveaus in dit traject, daar lag de grote toegevoegde waarde van Evolve.”

Els Timans: “Het totaal ontzorgen op alle niveaus in dit traject, daar lag de grote toegevoegde waarde van Evolve. We hebben Evolve ook dingen gevraagd die niet bij de initiële opdracht hoorden, want de opdracht werd breder naarmate dit project vorderde. Het opzetten en bemannen van een telefonische helpdesk na livegang, bijvoorbeeld. Je doet het toch en je kijkt samen heel eerlijk naar wat je vraagt en naar wat je brengt, met altijd de inhoud voorop.”

Vervolgstappen

Over de doorontwikkeling, de vervolgstappen en de ideale rol voor Connect in de kanalenstrategie bij het UMC Utrecht zegt Timans: “De doorontwikkeling gaat zitten op het gebruik en ook op het aantrekkelijk aanbieden van informatie op Connect, zodat het echt een plek wordt waar mensen heel graag (terug)komen. Dat betekent dat we vanuit het marcom-team moeten zorgen voor goede aansturing en organisatie.” “De doorontwikkeling zit hem ook in het werken met contentformats. Dat hoort bij een communicatiekanaal: je moet kijken naar hóé je de content brengt, is het engaging, spreekt het aan? Hoe belichten we de belangrijke thema’s die spelen binnen de organisatie?

Een ander belangrijk thema voor doorontwikkeling is wat mij betreft governance: de goede inbedding en het beheer in onze organisatie. Dat is belangrijk om het een succes te laten zijn, want diezelfde organisatie moet ervoor zorgen dat Connect “schoon”, engaging en up to date blijft.” Als laatste gaan we aan de slag met het inrichten van een continu proces om de verkregen data uit statistieken en gebruikersonderzoeken te vertalen naar betere ‘userflows’. Hierdoor borgen we dat ook in de toekomst medewerkers steeds sneller en simpeler de voor hen relevante informatie kunnen vinden. Paradoxaal genoeg willen we dat ze zo kort mogelijk op Connect hoeven te zijn zodat ze zoveel mogelijk tijd met onze patiënten kunnen doorbrengen.   

Meer weten? Wil jij ook de kracht van een (nieuw) intranet ontdekken of heb je een ander vraagstuk waar we je bij kunnen helpen? Neem dan gerust eens contact met ons op via hallo@evolve.eu of 030 307 54 55.

contact