Digitale technologie is onderdeel van ons leven geworden, zowel privé als op de werkvloer. We staan alleen niet altijd stil bij de impact die onze digitale activiteiten hebben op de wereld om ons heen. Ook uit ons Benchmarkonderzoek naar de staat van interne digitale media in 2024 blijkt dat het opschonen van content een belangrijke rol kan spelen in het beperken van deze impact.
Een opschoning van content op, bijvoorbeeld, het intranet leidt tot een opgeruimde intranetomgeving. En dat… heeft heel wat voordelen! In dit artikel bespreken we er 5 en geven we je concrete tips om zelf aan de slag te gaan met het tegengaan van digitale vervuiling.
Digitale vervuiling: wat is het?
Omdat we bij Evolve dagelijks bezig zijn met het implementeren en optimaliseren van intranetten is het goed om stil te staan bij het thema ‘digitale vervuiling’. Denk daarbij aan ‘vervuilde’ data. Een voorbeeld hiervan is het bewaren van documenten die niet actueel zijn en meerdere versies hebben. Blijf je deze bijvoorbeeld ontsluiten op het intranet, dan maakt deze informatie het voor gebruikers moeilijk om te vinden wat ze zoeken of krijgen ze onjuiste of gedateerde informatie voorgeschoteld.
Vervuiling door digitale activiteiten ontstaat trouwens ook letterlijk door (extra) CO2-uitstoot. Denk hierbij aan de uitstoot die vrijkomt door het gebruik van energie die nodig is om data op te slaan en e-mails te verzenden, maar ook door het energiegebruik dat nodig is om vragen te stellen aan AI-systemen als ChatGPT en Copilot.
1. Effectievere inzet van AI
Uit ons Benchmark onderzoek blijkt dat het opschonen van content een belangrijke basis vormt voor de effectieve inzet van AI. Het is daarom verstandig om je data te structureren en op te schonen zodat er daadwerkelijk relevante data kan worden verwerkt in AI-systemen. Want: de kwaliteit van de output is afhankelijk van de kwaliteit van de input.
Als je slechte of onjuiste gegevens invoert, kun je alleen maar slechte of onjuiste resultaten terugverwachten. Garbage in = garbage out.
2. Efficiëntie voor medewerkers
Een opgeruimd intranet zorgt voor snellere toegang tot belangrijke informatie. Hierdoor besteden medewerkers minder tijd aan het zoeken naar documenten en kunnen ze hun werktijd dus efficiënter besteden. Bovendien vermindert een goed georganiseerd intranet de kans op dubbele versies van bestanden. Iedereen heeft hierdoor toegang tot dezelfde, up-to-date informatie.
3. Minder energie verbruiken = minder CO2 uitstoten
Net als bij persoonlijke digitale apparaten, verbruikt het opslaan van bestanden, documenten en applicaties ook op een intranet energie. Door deze op te schonen wordt de digitale voetafdruk van jouw organisatie dus verkleind. Het verwijderen van overbodige data helpt niet alleen om de server-/opslagruimte efficiënter te gebruiken, maar draagt ook bij aan een lager energieverbruik. Minder energieverbruik betekent minder CO2-uitstoot. Dat heeft uiteindelijk een minder negatieve impact op het milieu.
4. Verbeterde beveiliging
Het verwijderen van verouderde en ongebruikte bestanden kan ook de beveiliging van je intranet verbeteren. Oude bestanden kunnen kwetsbaar zijn voor cyberaanvallen, omdat de indeling mogelijk niet meer voldoet aan de nieuwste beveiligingsnormen. Een opgeruimd intranet helpt een organisatie dus bij het beschermen van vertrouwelijke en gevoelige informatie.
5. Voorkomen van hogere kosten voor databeheer
Het opslaan van grote hoeveelheden overbodige bestanden kan leiden tot hogere kosten voor serveronderhoud en databeheer. Door onnodige data te verwijderen, kunnen organisaties besparen op deze beheer- en opslagkosten. Ook hoeven organisaties hierdoor minder snel extra opslagruimte bij te kopen.
Aan de slag: wat kun je vandaag doen tegen digitale vervuiling?
Na het lezen van de 5 voordelen om je data schoon te houden, ben je natuurlijk gemotiveerd om meteen aan de slag te gaan.
- Organiseer een eerste opruim-operatie op het intranet en richt dit structureel in.
- Neem aan het einde van je werkdag of -week een moment om je map met downloads, screenshots en email op te schonen. Dit zorgt meteen voor een opgeruimd hoofd, win-win dus!.
- Verwijder ongebruikte apps en bestanden, bespaar hiermee energie en verminder hierdoor CO2-uitstoot.
Meer weten?
Nieuwsgierig naar dit onderwerp? Of concrete hulp nodig bij een grote opschoon-actie? We wisselen graag eens van gedachten met je. Neem contact op met Peter Haan via peter@evolve.eu of +31 6 13 98 14 27.
