Er zijn talloze interne sociale platformen en intranetten beschikbaar, elk met eigen doelen en functionaliteiten. De keuze voor het juiste platform is daarom niet eenvoudig. In de serie ‘Onder de motorkap’ onderzoeken we wat verschillende platformen te bieden hebben. Zo kun jij beter bepalen welk platform het beste aansluit bij jouw organisatie. In deze editie nemen we SharePoint, één van de vele tools in de Microsoft365 suite en vaak gebruikt om een intranet mee te bouwen, onder de loep.
Van documentbeheer naar veelzijdig intranetportaal
In de Evolve Benchmark (2024) geeft 45% van de respondenten aan een op SharePoint gebouwd intranet te hebben. Dat is een stijging van bijna 10% ten opzichte van het benchmarkonderzoek uit 2021. Het lijkt erop, dat Microsoft zijn grip op de markt, zeker tijdens, maar ook na Corona, heeft verstevigd. In deze blog delen we met je waarom SharePoint zo populair is, maar zijn we ook kritisch.
Bij de lancering van SharePoint in 2001 lag de focus voornamelijk op documentopslag en samen werken aan documenten binnen organisaties. Nog steeds kun je veilig je informatie opslaan, organiseren, delen en bewerken, maar in de loop der jaren is SharePoint uitgegroeid tot een veel breder platform: voor samenwerking (door de introductie van Teams als gebruikersinterface over het documnet management systeem heen), maar vooral: om een intranet mee te bouwen.
SharePoint is onderdeel van de Microsoft 365-suite en het integreert daarom gemakkelijk en veilig met andere Microsoft programma’s zoals Word, Excel en Teams, maar ook met Viva Engage en Microsoft’s AI-platform Copilot. Het is een veelzijdig platform dat door duizenden organisaties wereldwijd en in diverse sectoren wordt ingezet.
Flexibel en schaalbaar
SharePoint staat bekend om zijn flexibiliteit en schaalbaarheid. Door de modulaire opbouw breid je het intranet eenvoudig uit naarmate je organisatie groeit of verandert. SharePoint past dus al snel bij de organisatiestructuur en de behoeften, of je nou een klein bureau bent of een internationale organisatie met duizenden medewerkers en complexe structuren.
Microsoft profileert zich met het gemak van 1 suite: de meeste tools zijn makkelijk met elkaar te integreren. Zo maak je bijvoorbeeld van een SharePoint intranet redelijk eenvoudig een sociaal intranet, door de community-functionaliteit van Viva Engage (voorheen Yammer) toe te voegen. Je creëert hiermee een plek voor medewerkers om zelf berichten en foto’s te delen, de berichten en updates van anderen te volgen en met elkaar in gesprek te gaan in groepen.
Maar deze alles-onder-1-dak aanpak van Microsoft heeft ook een keerzijde. Juist doordat veel platformen en tools aan elkaar gekoppeld zijn en op meerdere plekken worden ontsloten, kan het een doolhof lijken voor medewerkers. We zien verwarring ontstaan, bijvoorbeeld over waar documenten precies staan opgeslagen en wie daar wel of niet bij kan. Een vertrouwelijk document wordt per ongeluk openbaar gezet en een security-issue is zo snel gecreëerd. Zowel gebruikers als (content)beheerders zien regelmatig door de bomen het bos niet meer.
Eenvoudig, maar toch ook niet?
Met wat basiskennis is het inrichten van een intranet met SharePoint relatief eenvoudig. Door gebruik te maken van de standaard web-onderdelen zoals bijvoorbeeld de nieuwsfunctionaliteit, een knoppenwidget met snelkoppelingen naar veelgebruikte apps, en de documenten- of videoviewer, kun je snel een startpagina inrichten. Integreer in je SharePoint intranet nog een of meerdere M365 apps, door de embedded integratie met Teams of Viva Engage te gebruiken en je hebt een overzichtelijke en eenvoudige basis staan voor je intranet.
Zonder diepgaande technische kennis kun je dus best aan de slag met SharePoint. Toch is vaak technische ondersteuning nodig. Je bent gebonden aan (en dus beperkt door) de web-onderdelen en updates die Microsoft biedt, waardoor sommige behoeften die leven (bijvoorbeeld vanuit organisatiedoelstellingen) slecht in te vullen zijn.
Maatwerk al snel noodzakelijk
Zo vinden wij het zoeken van een collega een lastige klus op SharePoint: een goede wie-is-wie (telefoonboek, smoelenboek) heeft het niet. Geavanceerde aanpassingen of functionaliteiten vereisen in zulke gevallen extra ontwikkeling waar wel technische kennis voor nodig is (bijvoorbeeld met PowerBI of PowerApps), of ‘third-party’ plug-ins. Dit soort maatwerk wordt niet aangeboden door Microsoft zelf, bij updates is het dus noodzakelijk om te blijven ontwikkelen zodat de maatwerkfunctionaliteit blijft werken.
Ook voor de geavanceerde beveiligings- en beheerinstellingen is eigenlijk altijd expertise van een Microsoft-partner nodig. Zij het van de eigen ICT-afdeling (vaak bij grotere organisaties) of van een externe M365-partij (vaak bij kleinere organisaties).
De mobiele ervaring
Wij vinden de mobiele ervaring niet optimaal. Microsoft biedt drie standaard mogelijkheden aan om het intranet te ontsluiten op je mobiele telefoon via apps. Dit zijn de SharePoint-app, de Teams-app of de Microsoft 365 app. Ook is (of blijft) het mogelijk om het intranet te ontsluiten via een browser-app op je telefoon.
Het nadeel van het ontsluiten van het intranet via de genoemde apps, is dat deze applicaties met deze naam op je telefoon verschijnen, terwijl het intranet vaak een andere naam krijgt. Dit is voor medewerkers verwarrend. Ook hier is maatwerk mogelijk: maak een eigen app met Microsoft Power Apps die data uit SharePoint haalt, en je kunt wél je eigen logo en naam toevoegen.
Geen flexibiliteit in zoekfunctionaliteit
Daarnaast ontbreekt het bij de standaard zoekfunctionaliteit aan flexibiliteit en filters. De SharePoint-zoekbalk brengt je naar een standaard resultatenpagina die een wirwar aan resultaten toont: documenten, mappen, losse bestanden en pagina’s.
Wat je graag zou willen is dat je specifieke zoekfilters kunt toevoegen op basis van bedrijfsmetadata, maar ook dat je de structuur, stijl en navigatie van je intranet behoud. Wat je kunt doen om het voor de gebruiker, gebruiksvriendelijker te maken is de ‘PnP Modern Search’ installeren, uit de Open Source toolkit. Dit vraagt wel weer meer kennis aan de beheerderskant.
Tot slot is de integratie met alles van Microsoft 365, wat we zojuist nog als een voordeel benoemde en de verschillende routes voor veel gebruikers te complex. Houd er dus rekening mee, dat adoptie van een SharePoint intranet begeleiding nodig heeft. Microsoft 365 heeft hier nog geen standaard functionaliteiten voor beschikbaar.
Denk wat betreft adoptie bijvoorbeeld aan een widget die je stapsgewijs meeneemt door het programma, wanneer je voor de eerste keer inlogt. We adviseren om je medewerkers extra training en technische ondersteuning te bieden, zodat ze daadwerkelijk efficiënt en veilig op SharePoint aan de slag kunnen gaan.
Een flexibele en veilige omgeving voor groot en klein
SharePoint onderscheidt zich als intranetplatform door schaalbaarheid en aanpasbaarheid, die zowel kleine bedrijven als grote ondernemingen ten goede komen. Of je nu een klein team hebt of een wereldwijd opererende organisatie, SharePoint biedt de flexibiliteit om het intranet aan te passen aan specifieke behoeften. Dat Microsoft zich stevig verder nestelt in de markt van intranetten blijkt wel uit de ontwikkelingen op het gebied van ontwerp en de aanpassingsmogelijkheden aan de organisatie huisstijl.
Tot voor kort beoordeelden we de mogelijkheid om je eigen huisstijl toe te passen op een SharePoint intranet als ‘matig’, omdat het beperkt was tot het opvoeren van een tweetal kleuren en je logo, wat vaak ook nog door de beheerder gedaan moest worden. Maar met de komst van het SharePoint Brand Center (Merkcentrum) in oktober 2024 en de introductie van flexibele secties in februari 2025, zijn de mogelijkheden om zonder technische kennis of duur maatwerk je intranet helemaal in huisstijl op te maken, een stuk groter geworden. Deze functionaliteiten in het kort uitgelegd:
- Het SharePoint Brand Center is een functionaliteit waarmee organisaties hun huisstijl en branding kunnen beheren en toepassen op hun SharePoint-sites. Je kunt eenvoudig logo’s, kleurenschema’s, lettertypen en andere visuele elementen centraal opslaan, beheren en toepassen.
- Een flexibele sectie is een nieuw type sectie in SharePoint waarmee je pagina’s bouwt zonder de beperkingen van de ‘traditionele’ kolomstructuren. Dit betekent dat web-onderdelen flexibel kunnen worden verplaatst en aangepast, waardoor je een volledig op maat gemaakte sectie kunt creëren. Vergelijk het met de vrijheid die je hebt in PowerPoint: je kunt elementen slepen, schalen, overlappen en groeperen om een unieke en visueel aantrekkelijke pagina te bouwen.
Veel andere intranetten bieden beveiliging, maar met een SharePoint-intranet profiteer je van Microsoft’s uitgebreide enterprise security-oplossingen die horen bij de M365-licentie. Denk hierbij aan de Azure Active Directory (Azure AD), die gebruikersidentiteiten en toegangsrechten beheert, waardoor van multi-factor authenticatie (MFA) en Single Sign-On (SSO) gebruik gemaakt kan worden.
Ook beschikt SharePoint over een uitgebreide rechtenstructuur en toegangsbeheer, zodat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot specifieke content. Door middel van ingebouwde compliance-tools ondersteunt SharePoint naleving van wet- en regelgeving, zoals GDPR en HIPAA. Dit maakt SharePoint een goede keuze voor organisaties die hoge eisen stellen aan databeveiliging en governance.
Ontwikkelingen op de roadmap van Microsoft
Microsofts roadmap voor 2025 richt zich sterk op kunstmatige intelligentie (AI). Het AI-hulpprogramma Copilot zal steeds verder integreren in Microsoft 365-applicaties en -services, in de Edge internetbrowser en in het besturingssysteem Windows. Copilot kan in SharePoint worden toegepast om het beheer en gebruik efficiënter en intuïtiever te maken. Copilot is bijvoorbeeld in staat om automatisch sites en pagina’s te genereren. Op basis van bestaande informatie doet het suggesties voor content, waardoor het proces van het opstellen van nieuwe pagina’s sneller gaat.
Ook op het gebied van zoeken (AI-gestuurde zoekopdrachten), documentbeheer (samenvattingen maken van lange documenten) en beheer (introductie van SharePoint Advanced Management (SAM) voor content-controles en governance-rapporten) vergroot Microsoft in 2025 de inzet van AI. Met tools als Purview en Defender for Office 365 helpt Microsoft bedrijven om gevoelige gegevens beter te beschermen. Daarnaast wordt AI gebruikt om cyberdreigingen te detecteren en data governance te verfijnen.
Kosten
Microsoft biedt verschillende prijsniveaus, die afhankelijk zijn van de grootte en behoeften van je organisatie. SharePoint is bij de meeste abonnementsvormen onderdeel van het Microsoft 365-abonnement, wat veel organisaties al hebben. Daardoor kan het kosteneffectief zijn: je hoeft immers geen extra tool of platform aan te schaffen.
Wanneer je organisatie al beschikt over of de ‘standaard’ licenties (of bijvoorbeeld bij een onderwijsinstelling de A3 licentie) is dit voldoende om een SharePoint intranet in te richten. Voor grotere organisaties met meer complexe vereisten kunnen de licentie- en implementatiekosten aanzienlijk oplopen.
Dat geldt ook voor kleinere organisaties, organisaties waarbij de digivaardigheid erg laag is of bij organisaties met hele specifieke wensen. Denk hierbij ook aan de kosten voor een externe Microsoft-partij, omdat bijvoorbeeld geen functioneel beheerder is binnen jouw organisatie, of aan een adoptiestrategie om medewerkers te ondersteunen in het gebruik.
| Bedrijven (Business) | Grote ondernemingen (Enterprise) | Onderwijsinstellingen (Education) | Overheidsinstanties (Government) |
|---|---|---|---|
| Licentieprijzen | Licentieprijzen | Licentieprijzen alleen op aanvraag | Licentieprijzen alleen op aanvraag |
| Basic – Web- en mobiele versies van Office, Teams, SharePoint, Exchange. | E3 – Bevat Office, geavanceerde beheeropties en beveiliging. | A1 – Gratis basisversie voor scholen, alleen web-apps. | G1 – Basisfunctionaliteiten, zoals webgebaseerde Office-apps en e-mail. |
| Standard – Inclusief desktopversies van Office en e-mailhosting. | E5 – Uitgebreidere beveiliging, Power BI Pro en geavanceerde compliance. | A3 – Inclusief desktopapps, Intune en geavanceerde beveiliging. | G3 – Inclusief desktopapps, geavanceerde beveiliging en beheeropties. |
| Premium – Extra beveiliging met Intune en Azure AD Premium P1. | F3 – Voor frontline-medewerkers, met beperkte Office-apps en beveiliging. | A5 – Extra compliance en geavanceerde beveiligingsopties. | G5 – Uitgebreide compliance en beveiligingsfuncties, inclusief geavanceerde dreigingsbescherming en Power BI Pro. |
| Apps for Business – Alleen Office-apps, zonder e-mail en cloudbeheer | Copilot – Toegang tot Microsoft 365 Copilot in apps zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams | Copilot – Toegang tot Microsoft 365 Copilot in apps zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams | Copilot – Toegang tot Microsoft 365 Copilot in apps zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams |
| Copilot – Toegang tot Microsoft 365 Copilot in apps zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams |
Meer weten?
Meer weten over onze evaringen met SharePoint? Of concrete hulp nodig? We wisselen graag eens van gedachten met je. Neem contact op met Peter Haan via peter@evolve.eu of +31 6 13 98 14 27.
