Van plan tot platform: de weg naar een nieuw intranet voor zorgorganisatie Laurens

Het verlenen van goede zorg is tegenwoordig geen gemakkelijke opgave. Met de toename van zorgbehoevenden aan de ene kant en een schaarste aan zorgcapaciteit aan de andere kant, moet er steeds meer met minder mensen gedaan worden. Deze uitdagingen hebben Rotterdamse zorgorganisatie Laurens bewogen om een strategische wijziging door te voeren. De organisatie wil mensen de kans geven zo zelfstandig en betekenisvol mogelijk te leven wanneer ze ouder worden, herstellen van een ziekte of leven met een blijvende beperking.

In hun strategische koers is het credo: Van zorgen voor naar samen leven. Deze koerswijziging vraagt om andere werkwijzen, andere vaardigheden en ander gedrag. Medewerkers moeten worden meegenomen in dit veranderproces. Hierin is voor interne communicatie, en vooral voor het intranet, een belangrijke rol weggelegd. En dat intranet was daarom hoognodig aan vernieuwing toe. We hebben Laurens begeleid tijdens een succesvolle implementatie van dit nieuwe intranet. In dit project hebben we de projectleiding op ons genomen en hebben we de contentmigratie begeleid. Benieuwd hoe we deze rol hebben ingevuld? Lees dan verder.

Samen bouwen aan een nieuw intranet

We zijn ons zeer bewust van de druk op de zorg en wilden de medewerkers van Laurens tijdens ontwikkeling van het nieuwe intranet zo min mogelijk afleiden van hun kerntaken. Tegelijkertijd wilden we het nieuwe intranet wél graag samen met de medewerkers vormgeven, zodat het intranet door de hele organisatie gedragen wordt. Een belangrijk uitgangspunt van onze aanpak was dan ook om de medewerkers van Laurens zoveel mogelijk te betrekken zonder ze onnodig te belasten. Dit betekende dat we op de juiste momenten van de juiste mensen input moesten verzamelen en deze informatie zo efficiënt mogelijk moesten verwerken. Met de input van de organisatie hebben we samen met Triptic (de leverancier van het nieuwe intranet) het intranet ingericht. Hierbij fungeerden wij als schakel tussen Laurens en Triptic, waarbij we de functionele en niet-functionele wensen en eisen van de organisatie en de mogelijkheden van het platform zo dicht mogelijk bij elkaar hebben gebracht. Dit betekende dat we actief betrokken waren bij het oplossen van technische vraagstukken en het faciliteren van vlotte communicatie tussen alle partijen, waardoor Laurens in dit opzicht volledig werd ontzorgd.

De rol van Evolve bestond daarmee uit drie kernonderdelen:

• Het begeleiden van de contentmigratie;
• Het realiseren van trainingen, instructies en campagnemateriaal;
• Het fungeren als schakel tussen Laurens en Triptic (leverancier van Iris Intranet).
  
  

Meer van dit soort verhalen? Lees onze cases

Ik wil meer!

Hulp bij elke stap van de migratie

Overstappen naar een nieuw intranet betekent niet alleen slim nadenken over welke functionaliteiten het moet hebben, maar ook hoe informatie gepresenteerd wordt en welke informatie van het oude intranet mee gaat naar de nieuwe omgeving. Er is een verschil tussen het simpelweg realiseren van een intranet en het ontwikkelen van een intranet dat daadwerkelijk wordt gebruikt en bijdraagt aan de doelstellingen van een organisatie. De inrichting van een intranet bepaalt hoe goed de functies worden gebruikt en welke informatie wordt gelezen. De eerste stap was dus het inventariseren van de content om daarmee de inrichting van het intranet te bepalen: welke content moet worden geoptimaliseerd, verwijderd of kan 1-op-1 worden overgenomen?
Vervolgens begon het migreren van content van de oude naar de nieuwe omgeving. Hierbij gingen de contenteigenaren zelf aan de slag. Op deze manier leren zij het nieuwe intranet gelijk goed kennen en gebruiken. Waar we bij sommige organisaties ook zelf de contentmigratie uitvoeren, lag de focus nu op de begeleiding ervan. Daar kwamen wel wat uitdagingen bij kijken, zoals:

• Een verschil in digivaardigheid tussen de contenteigenaren;
• De contenteigenaren enthousiast krijgen voor het nieuwe platform en urgentie te laten voelen voor de migratie;
• Onduidelijkheid over wie de eigenaar van de content is.

De uitdagingen rondom de contentmigratie hebben we voor een groot deel kunnen oplossen met verschillende communicatiemiddelen die gedurende het proces ingezet werden. Zo hebben we instructies gemaakt om het platform uit te leggen en redactionele richtlijnen opgesteld die helpen bij het schrijven en structureren van content op het nieuwe intranet. Ook hebben we een groep opzet voor contenteigenaren. Hier kon iedereen elkaar helpen met de uitdagingen rondom de migratie en een mooi voordeel was dat we meteen de sociale werking van het platform konden laten zien!

Werkt het intranet zoals iedereen het verwacht?

Een van de laatste stappen voordat een intranet live kan is vaak een gebruikersacceptatietest. Hierin controleer je of het systeem werkt zoals de eindgebruikers verwachten en of het dus geschikt is om in gebruik te nemen. Ook wij hebben de gebruikerservaring getest voor livegang. Dit is wat wij eruit hebben gehaald:

• Hogere kwaliteit. Het afnemen van gebruikersacceptatietest hielp bij het opsporen van verschillende soorten belemmeringen vóór livegang. Hierdoor konden deze nog worden weggenomen, waardoor het intranet nóg beter werkte vanaf het moment van uitrol.
• Eerlijke feedback. Testgebruikers leverden bovendien eerlijke en waardevolle feedback over de gebruiksvriendelijkheid van de omgeving. Ook kregen we de bevestiging dat het intranet aan bepaalde wensen voldoet. Een deelnemer beschreef de nieuwe omgeving als ‘netjes en overzichtelijk’, en een andere deelnemer vond het ‘leuk en aantrekkelijk door de foto’s ‘.
• Hogere betrokkenheid. Door medewerkers te betrekken bij het traject, voelden ze zich meer betrokken bij de lancering van de nieuwe omgeving, wat de acceptatie en het gebruik ervan na de lancering stimuleerde.

De uitkomsten van deze tests hebben ons dus geholpen om kwaliteitsslagen door te voeren in het nieuwe intranet. Deze uitkomsten zorgden ook voor meer vertrouwen in aanloop naar de livegang. Een groep medewerkers had immers al kennisgemaakt met het nieuwe intranet en daardoor al in zekere mate vertrouwd met de omgeving.

Meer weten over adoptie? Lees onze blogs

Ik wil er alles over lezen!

Livegang vieren met een video

En toen ging het nieuwe intranet van Laurens live! Dat kon niet onopgemerkt voorbijgaan. De communicatieafdeling heeft gezorgd voor een mooie kick-off op verschillende locaties. Digitaal trapten ze af met een lanceringsvideo. Die video mochten wij voor ze produceren. Het doel van deze (geanimeerde) video was tweeledig: enerzijds wilden we medewerkers een indruk geven van het nieuwe intranet en wat de mogelijkheden zijn. Anderzijds wilden we medewerkers te enthousiasmeren om het intranet daadwerkelijk te gaan gebruiken.

Het productieproces van de video bestond uit de volgende stappen:

1. Het uitwerken van een script: wat is de boodschap?
2. Het vormgeven van een storyboard: hoe gaan we de boodschap overbrengen?
3. Het daadwerkelijk produceren van de video. Denk hierbij aan het opnemen van een voice-over en het verwerken van animaties onder deze voice-over.

Bekijk de video:

In verbinding een sociaal intranet lanceren

We kijken terug op een succesvolle uitrol van Mijn Laurens, waarbij de nauwe samenwerking tussen alle partijen centraal stond. De projectleider speelde een centrale rol in de coördinatie en fungeerde als het aanspreekpunt, terwijl het toegewijde team aan contenteigenaren en -beheerders gedreven heeft gewerkt om de nieuwe omgeving in te richten. Het resultaat is een nieuw intranet dat niet alleen functioneel en gebruiksvriendelijk is, maar ook echt van iedereen is.

Meer weten? Wil je meer weten over adoptie en projectbegeleiding bij het implementeren van een sociaal intranet (in de zorg) of heb je zelf een vraagstuk waar we je bij kunnen helpen? Neem dan gerust eens contact op met Anouk via anouk@evolve.eu of +31 6 57 58 83 63

contact