De digitale workplace voor werken en leren

De Onderwijsspecialisten – Strategie en platformselectie

De Onderwijsspecialisten bieden (voortgezet) speciaal onderwijs en extra ondersteuning aan leerlingen die dit nodig hebben. Bijvoorbeeld omdat deze leerlingen moeilijk leren of omdat zij een lichamelijke of meervoudige beperking, een chronische ziekte of gedragsproblemen hebben. De Onderwijsspecialisten bieden met hun 1500 medewerkers onderwijs aan 3400 leerlingen op 25 scholen. Ze zetten daarnaast hun expertise in om samen met partners, onderwijs en ondersteuning op maat in het reguliere onderwijs te realiseren. Een grote groep medewerkers op diverse locaties en complexe problematiek vraagt om vernieuwende ICT voor online samenwerken, kennisdelen en communiceren. Evolve mocht De Onderwijsspecialisten ondersteunen met strategie, platformselectie, implementatie, activatie en adoptie van hun digitale werkplek. In deze casebeschrijving ligt de focus op strategie, selectie en technische realisatie.

In het kort: onze activiteiten

  • Businesscase-ontwikkeling
  • Platformselectie
  • Projectmanagement, inclusief bewaking budget, planning en scope

In het kort: onze resultaten

  • Een door College van Bestuur geaccordeerde businesscase
  • Een afgestemde strategie en aanpak voor implementatie
  • Opgestelde use-cases
  • Afgestemde lijst met wensen en requirements
  • Aanbestedingsaanpak inclusief gebruikersacceptatietest
  • Oplevering van nieuwe digitaal platform in samenhang met O365

Nieuwe digitale infrastructuur op O365

De Onderwijsspecialisten moeten vanwege de complexe leeruitdaging die ze hebben altijd vooroplopen met nieuwe innovatieve vormen van (digitaal) onderwijs.  Om ook in de toekomst goed onderwijs te kunnen bieden is besloten om hun ICT-infrastructuur voor communicatie, samenwerking en kennisdeling te vernieuwen op basis van O365. Een digitale werkplek waarin docenten onderling en met leerlingen makkelijk met elkaar kunnen communiceren en samenwerken, die uniformiteit van opslag van documenten waarborgt en die een centrale plaats biedt voor nieuws, beleidsinformatie, pedagogische informatie, en specifieke schoolinformatie. Met de aanschaf van O365 was de software aanwezig om deze digitale werkplek te realiseren. Hoe (en welke delen van) O365 geïmplementeerd en ingericht zouden worden was echter de vraag.

“Het project is niet neergezet als een technisch realisatieproject, maar als een verandertraject voor een nieuwe manier van (samen)werken met een sterk technische component.”

Stapsgewijs richting een nieuw intranet

Om alle partijen op een lijn te krijgen is samen met het projectteam allereerst een duidelijke businesscase inclusief plan van aanpak voor het project opgesteld. Hierdoor werd voor iedereen helder wat het project behelst, wat de ambitie was, wanneer wat werd opgeleverd en wat de inschatting was van de kosten. Een cruciaal uitgangspunt van het plan van aanpak was dat het project niet is neergezet als een technisch realisatieproject, maar als een verandertraject voor een nieuwe manier (samen)werken met een sterk technische component. Dat maakt dat de deliverables gericht waren op uiteindelijk gebruik en niet alleen op het opleveren van technische functionaliteit. Deze businesscase inclusief plan van aanpak is afgestemd met het College van Bestuur en de directeuren van de 25 scholen. 

Vervolgens zijn met enkele directeuren van de scholen de doelen, meerwaarde, use-cases en kpi’s van de digitale werkplek nader gedefinieerd. Daarnaast zijn met deze groep de uitgangspunten van de digitale werkplek opgesteld zoals: 

  • een centraal concept, stijl en architectuur maar met een decentrale school-specifieke invulling
  • gebruik is leidend: dat iets technisch mogelijk is, betekent niet dat het wordt geïmplementeerd
  • informatie wordt gepersonaliseerd aangeboden

“Een belangrijke uitdaging hierin is om medewerkers en leerlingen niet alleen te laten denken in beperkingen en wat ze kennen maar juist te laten denken in mogelijkheden die hun werk(plezier) sterk zouden vergemakkelijken en verbeteren.

Daarna zijn met diverse gebruikersgroepen binnen De Onderwijsspecialisten in totaal 10 designworkshops gehouden; creatieve sessies waarin eisen en wensen omgezet worden naar requirements. Een belangrijke uitdaging hierin is om medewerkers en leerlingen niet alleen te laten denken in beperkingen en wat ze kennen maar juist te laten denken in mogelijkheden die hun werk(plezier) sterk zouden vergemakkelijken en verbeteren. 

Op basis van de uitgangspunten en designworkshops zijn 6 hoofd use-cases en diverse (non-) functionele requirements opgesteld en verwerkt in het aanbestedingsdocument.

Voor de aanbesteding hebben we een mini-competitie georganiseerd waaraan zes partijen hebben meegedaan. Na een eerste presentatie is dit door de projectgroep teruggebracht tot twee partijen die een Proof of Concept hebben ontwikkeld.  Op basis daarvan is een voorkeursleverancier geselecteerd, zijn de contractonderhandelingen begonnen en vond definitieve gunning plaats na akkoord van het College van Bestuur. 

Keuze voor leverancier

Er is door De Onderwijsspecialisten gekozen voor Viadesk als technische oplossing voor content publishing en communityvorming met integraties met O365 op gebied van agenda, mail, applicaties gebruikersbeheer en documentopslag. Deze oplossing combineerde het gebruiksvriendelijke van Viadeskplatform met de belangrijkste werkfuncties van O365. 

Technische realisatie

Vervolgens begon de daadwerkelijke technische realisatie. Enerzijds betekende dit het inrichten/configureren van het Viadeskplatform en anderzijds het koppelen van het platform met de interne systemen van De Onderwijsspecialisten. Evolve was de linking pin tussen de Viadesk, de projectgroep en de afdeling IT waarbij continue bewaakt werd dat het project conform scope, budget en tijd werd opgeleverd en de samenhang én afbakening met O365 werd gewaarborgd. Tegelijkertijd begon het inrichten van SharePoint Online als locatie voor documentopslag en de migratie van documenten van de Stafdiensten Bedrijfsvoering en Onderwijs en de eerste twee pilotscholen naar deze O365-cloudomgeving. 

Voordat de nieuwe omgeving daadwerkelijk opgeleverd en intern gelanceerd kon worden moest het drie tests doorstaan.  

  • Een performance/systeemtest van het Viadeskplatform en O365-omgeving
  • Een integratietest voor de koppelingen tussen Viadesk, O365 en interne systemen (HelloID/AD) van De Onderwijsspecialisten 
  • Een gebruikersacceptatietest om te  testen of de nieuwe omgeving voldeed aan de gebruikerseisen van De Onderwijsspecialisten.

Voor deze laatste test zijn diverse testscripts opgesteld op basis van de eerder opgestelde use-cases. 

Nadat alle tests goed waren afgerond is Mijn Digitale Werkplek – zoals de nieuwe digitale werkplek genoemd is, na een realisatietraject van circa 3 maanden opgeleverd voor de stafdiensten Bedrijfsvoering en Onderwijs en de eerste twee scholen. Vervolgens hebben we in het anderhalf jaar daarop de begeleiding verzorgd van de migratie van de overige 23 scholen naar hun nieuwe digitale werkplek.

Meer weten?

Wil je meer weten over dit project, strategie of platformselectie of heb je zelf een vraagstuk waar we je bij kunnen helpen? Neem dan gerust eens contact op met Alies via alies@evolve.eu of +31 6 36 14 13 65