De Zorgcirkel, specialist in ouderenzorg en leverancier van hartverwarmende zorg, introduceerde Cirkelnet, een nieuw sociaal intranet om de communicatie, informatievoorziening en kennisdeling met medewerkers te verbeteren. De adoptie van het platform bleek uitdagend, vooral voor zorgmedewerkers met minder digitale vaardigheden. Bij deze groep leefde veel onzekerheid over hun eigen kunnen. Dankzij een combinatie van laagdrempelige activatie, persoonlijke begeleiding en betrokken leiderschap groeide het vertrouwen en nam het gebruiksgemak van het platform aanzienlijk toe.
Adoptie in de zorg als actueel vraagstuk
De zorgsector staat onder grote druk: vergrijzing, personeelstekorten en stijgende zorgkosten vragen om efficiënter werken. Tegelijkertijd zijn er steeds meer digitale systemen beschikbaar die de zorg kunnen verbeteren. Echter, zorgprofessionals ervaren vaak onvoldoende tijd, training of vertrouwen om deze systemen effectief te gebruiken. Bovendien sluiten de systemen niet altijd goed aan op hun werkprocessen. Dit leidt tot frustratie, vertraging en gemiste kansen. Daarom is goede adoptie essentieel voor een succesvolle implementatie binnen de zorg.
Adoptie gaat volgens ons niet over techniek, maar over mensen. Nieuwe oplossingen, die vaak extra tijd aan het bed vereisen, worden niet altijd geaccepteerd of goed verankerd in het dagelijkse werk, waardoor ze onbenut blijven. Daarom is het belangrijk dat zorginstellingen investeren in het bewust implementeren van vernieuwingen. Met speciale aandacht voor gebruiksgemak, draagvlak onder medewerkers en het versterken van hun vermogen om met veranderingen om te gaan.
| Meer van dit soort verhalen? Lees onze cases |
Ik wil meer! |
De relatie tussen mens en technologie
Uit gegevens van de supportdesk, die binnenkomende vragen loggen, bleek het inloggen de grootste drempel in het gebruik van Cirkelnet te zijn. Hierbij waren het grotendeels collega’s uit de zorg (verzorgende IG, WMO, huiskamer assistent, hoteldienst, (wijk)verpleegkundige) die moeite hadden met het installeren van een authenticatie applicatie, of hun gebruikersnaam of wachtwoord waren vergeten. Hieruit concludeerden we dat juist deze groep collega’s de meeste ondersteuning nodig had. Zodra zij eenmaal op weg waren geholpen met inloggen op Cirkelnet, wisten zij goed hun weg te vinden. Dit zagen we ook terug in de cijfers: het aantal inlogmomenten nam duidelijk toe.
De invoering van het nieuwe intranet bracht niet alleen technische veranderingen met zich mee, maar raakte ook een emotionele snaar bij veel medewerkers. Bij medewerkers die minder digitaal vaardig zijn, leidde dit tot onzekerheid en zelfs (digi)schaamte. Sommigen gaven aan zich ‘dom’ te voelen of bang te zijn om fouten te maken. Of zoals verschillende medewerkers van Hoteldienst/Huishouding zelf aangaven:
“Mijn man moet ik vragen om mij in te laten loggen. Ik kan dat echt niet. Zelf ben ik echt een digibeet.”
Ook tijdsdruk speelde een rol: wanneer collega’s door moesten werken terwijl zij nog worstelden met het systeem, gaf dat stress en een gevoel van falen.
Al deze emoties mogen niet onderschat worden. Ze laten zien dat implementatie meer is dan een ‘druk op de knop’. Het raakt mensen in hun zelfvertrouwen en gevoel van controle. Het is belangrijk dat organisaties bij de invoering van nieuwe systemen niet alleen inzetten op instructie, maar ook ruimte geven aan begeleiding, empathie tonen en laagdrempelige ondersteuning bieden. De verwachting is namelijk dat, door deze emoties, slechts een klein gedeelte van de collega’s die problemen ervaart met inloggen de supportdesk ook echt benadert. Deze groep representeert hoogstwaarschijnlijk een grotere groep die de supportdesk niet benadert.
De vloer op
Adoptie, oftewel het duurzaam inbedden van juist gebruik, is wat ons betreft een belangrijk onderdeel van – en zelfs een voorwaarde vóór – een succesvolle implementatie. Bij adoptie denken we aan activiteiten zoals het uitdelen van een (papieren) instructie- en activatiepakket bij de lancering, digitale ondersteuning via webinars en een supportdesk. Maar ook aan het begeleiden van teams bij het aanleren van nieuwe werkwijzen, wat sterk aansluit bij verandermanagement.
| Meer weten over adoptie? Lees onze blogs |
Ik wil er alles over lezen! |
In het geval van De Zorgcirkel had, vanwege het laagdrempelige en informele karakter van deze methode, ook floorwalking een prominente rol in de adoptiestrategie van Cirkelnet. Floorwalking houdt in dat er begeleiders aanwezig zijn op de werkvloer om medewerkers persoonlijk te ondersteunen bij het gebruik van nieuwe digitale systemen. Op deze manier was er echte aandacht voor medewerkers, voelden ze zich gezien en gesteund, en raakten ze sneller vertrouwd met de nieuwe technologie.
Bij De Zorgcirkel werden net na de implementatie van Cirkelnet zogenaamde ‘zomer- en herfsttoeren’ met floorwalking georganiseerd. In enkele weken gingen we langs bij alle locaties die hadden aangegeven hier behoefte aan te hebben. We sloten aan op voor medewerkers handige momenten, zoals bestaande teamoverleggen, of waren op verzoek aanwezig tijdens wisselingen van diensten.
Van spanning naar spel
De inzet van floorwalking draagt bij aan een succesvolle adoptie van digitale tools in de zorg, doordat het de drempel verlaagt voor medewerkers om nieuwe technologie te omarmen en hun digivaardigheden te verbeteren. Het gaat om het bieden van persoonlijke aandacht en ondersteuning in een soms ‘spannende’ digitale wereld.
“Oh, dus nu is het gewoon een knop op mijn mobieltje. Dat is makkelijk.”
De floorwalking-sessies bij De Zorgcirkel boden medewerkers de gelegenheid om direct vragen te stellen en praktische ondersteuning, rechtstreeks op hun eigen telefoon of laptop, te ontvangen. Ook volgde een ‘strijd’ tussen de verschillende locaties over welke locaties de meeste inlogsessies hadden. Met succes, na de sessies logden ruim 75% van de medewerkers in op Cirkelnet.
In het kort onze
activiteiten
- Behoefte-inventarisatie bij leidinggevenden van de verschillende locaties en teams over digivaardigheidsniveau en type vragen van medewerkers;
- Hulp aanbieden door apps (authenticatie en die van Cirkelnet) te helpen installeren, inloggegevens te resetten, een rondleiding op intranet te geven en andere vragen over (toegang tot) het intranet te beantwoorden;
- Floorwalking: in gezamenlijke computerruimtes, een kantine of in een teamoverleg;
- Activatie: medewerkers konden tijdens de floorwalking een professionele portretfoto laten maken, bijvoorbeeld voor een profielfoto op Cirkelnet;
- Door ijsjes uit te delen tijdens de zomertoer vroegen we aandacht voor de hulpmomenten op locatie en gaven we aan dat het niet ‘spannend’ hoeft te zijn. We hielpen medewerkers ‘ontdooien‘.
In het kort onze
resultaten
- Het lukte meer medewerkers om in te loggen op Cirkelnet, van circa 30% tot 75%.
- Door contact met leidinggevenden én aansluiting te vinden bij planning van hun teambijeenkomsten zorgden we ervoor dat zij hun team beschikbaar konden maken. Zo creëerden we draagvlak op locatie en voor betrokkenheid van teamleiders.
- Medewerkers hadden na de toer meer vertrouwen in hun digitale kunnen, omdat het onderwerp voor hen lichter was geworden.
- We namen onrust en frustratie weg, door medewerkers te ‘horen’.
- Positievere waardering voor (interne) communicatie.
- Beter inzien van het nut en meerwaarde Cirkelnet.
- Voor, tijdens en na de toer zijn in totaal meer dan 1.500 zijn hulpvragen beantwoord.
Evolve voor en met De Zorgcirkel
Evolve heeft De Zorgcirkel ondersteund bij de implementatie van Cirkelnet door het volledige traject van inrichting tot en met adoptie te begeleiden. We verzorgden projectmanagement, ontwikkelden een adoptiestrategie met een focus op het beheer, communitymanagement, training, ondersteuning door contentcreatie, activatie-en adoptiecampagnes. Daarnaast zorgden we er samen voor dat het beheer van Cirkelnet goed werd overgenomen, waardoor het platform duurzaam werd ingebed in de organisatie. In dit blog zoomen we in op de adoptiecampagne bij De Zorgcirkel, met in het bijzonder de Floorwalking zomer-en herfsttoer. Lees hier de volledige case van ons werk voor De Zorgcirkel.
Meer weten?Wil je meer weten over adoptie en projectbegeleiding bij het implementeren van een sociaal intranet (in de zorg) of heb je zelf een vraagstuk waar we je bij kunnen helpen? Neem dan gerust eens contact op met Anouk via anouk@evolve.eu of +31 6 57 58 83 63 |
contact |
