Mensvriendelijke en simpele software maken. Dat is het uitgangspunt van het social intranet van Embrace, het platform dat we in deze editie van Onder de motorkap onder de loep nemen. De focus bij Embrace ligt op het leveren van eenvoudig te gebruiken software. Vanuit drie kantoren bedienen ze ruim 450 klanten in zowel publieke als commerciële organisaties, waarbij maar liefst één op de drie gemeenten gebruik maakt van Embrace. De software heeft zich de afgelopen jaren flink doorontwikkeld tot een volwassen en gebruiksvriendelijk platform. Tijd om te kijken wat Embrace vandaag de dag onderscheidt van andere leveranciers.
Anders dan de rest
Voor Onder de motorkap kijken we altijd naar de belangrijkste functionaliteiten van een intranet. Denk aan het publiceren van content, het smoelenboek, de nieuwssectie, interacteren op een tijdlijn en interacteren in groepen. Deze functionaliteiten komen bij Embrace in grote lijnen overeen met haar concurrenten. Maar welke specifieke functionaliteit onderscheidt Embrace van de rest? Eén van de manieren waarop Embrace zichzelf onderscheidt is de portalenbouwer. Dit is een tool die het de klant mogelijk maakt om het intranet volledig van een eigen, op maat gemaakt portaal te voorzien. Zo heb je volledige flexibiliteit over de inhoud van je portalen, en kun je een rol-gebaseerde variant aanbieden voor medewerkers met een andere informatiebehoefte: wellicht bied je wel helemaal geen tijdlijn aan bij deze doelgroep. Of denk aan een onboarding- of vrijwilligersportaal. Wat het zo uniek maakt: deze functionaliteit zit standaard in het product gebouwd dat Embrace aanbiedt. Elke (functioneel) beheerder bij een organisatie kan alles zelf aanpassen.
Embrace biedt hiernaast toegankelijke ondersteuning. Voor organisaties met minder technische kennis zijn er onder andere e-learnings om het platform snel eigen te maken, zowel voor beheerders, redacteuren als eindgebruikers. Deze combinatie van flexibiliteit en toegankelijkheid maakt Embrace aantrekkelijk voor organisaties die zelf de regie willen houden over hun intranet.
Weten en regelen
Een andere opvallende ontwikkeling binnen Embrace is de integratie van informatie en actie op één contentpagina. Pagina’s bevatten vaak directe workflows naar bijbehorende handelingen. Deze workflows zijn eenvoudig door beheerders zelf te ontwerpen. Denk aan een pagina over declaraties die ook meteen een knop bevat om een declaratie in te dienen. Dit maakt het intranet niet alleen gebruiksvriendelijker, maar ook efficiënter. Minder klikken, meer actie.
Een moderne vormgeving
De vormgeving van Embrace oogt fris en modern. Zo is er veel ruimtes tussen widgets en toont de navigatiebalk duidelijk wat waar te vinden is, zowel via desktop als via tablet of mobiel. Wat vooral opvalt is de manier waarop gebruikers met elkaar kunnen communiceren via eerdergenoemde tijdlijn. Berichten zijn onderverdeeld in categorieën (vragen, polls, felicitaties of aankondigingen), en elk met een eigen opmaak en functionaliteit. Met het ‘focus filter’ zien medewerkers alleen belangrijke berichten of berichten waarin ze zelf getagd zijn. Dit maakt de tijdlijn overzichtelijk en tegelijkertijd doelgericht.
Documentenbeheer
Efficiënt documentbeheer is een klassieke uitdaging die we vaak terugzien bij intranetten. Tot voor kort waren documenten binnen Embrace alleen zichtbaar binnen de groep waar het document in staat. Inmiddels is er een documentmanager toegevoegd. Gebruikers zien hierin in één overzicht alle documenten van de groepen waarvan ze lid zijn, of ze nou in Embrace, SharePoint of OneDrive staan. Dit maakt het vinden van documenten eenvoudiger en voorkomt onnodig zoeken in afzonderlijke groepen.
Eigen CMS
Voorheen was het medewerkersportaal van Embrace gebouwd op het CMS Umbraco, maar inmiddels heeft Embrace een volledig eigen CMS ontwikkeld: Embrace Knowledge. Dit biedt als belangrijk voordeel dat het CMS nog beter kan worden afgestemd op het platform en de manier waarop gebruikers ermee werken. Met dit CMS kunnen organisaties onder andere workflows embedden in pagina’s, wat zorgt voor meer flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid. Daarnaast introduceert Embrace smartlabels: labels waarmee meerdere pagina’s van metadata en context kunnen worden voorzien. Dit helpt bij het structureren en terugvinden van content.
Op de roadmap: embracing AI
Embrace zet in op het bouwen van geautomatiseerde chatbots, AI assistenten. Deze AI assistenten kunnen verschillende doelen hebben, zoals chatsgewijs informatie aanbieden vanuit de kennisbank, of het vinden van informatie in een specifieke omgeving, bijvoorbeeld zorgprotocollen uit VIlans.
Kosten
Embrace hanteert een flexibele prijsopbouw, afhankelijk van de grootte en de wensen van de organisatie. Klanten van Embrace betalen in de basis voor een eenmalige implementatie en een jaarlijkse licentie. Embrace is geschikt voor organisaties vanaf 100 medewerkers, met een instapprijs van € 5000,- jaarlijks. Voor dit type organisatie betreft de eenmalige implementatie tussen de € 6.000 – € 8.000. Bij grotere organisaties zal de investering uiteraard hoger zijn.
Meer weten
Meer informatie over het sociaal intranet van Embrace is te vinden op de website van Embrace
Je kunt ook de interactieve digitale rondleiding door het platform bekijken.
Kun je onafhankelijk advies gebruiken bij de keuze van een platformleverancier? Neem contact op met Peter Haan via peter@evolve.eu of +31 6 13 98 14 27. Of laat je gegevens achter via het contactformulier:
