IVN, instituut voor natuureducatie en duurzaamheid, staat in de top-10 van ons tweejaarlijkse onderzoek naar de staat van interne social media in Nederland. Vooral op doelmatige inzet van hun platform scoren ze hoog. Hierbij heeft Evolve hen op weg geholpen. “Denk over je doelen na voordat je een platform lanceert. Zomaar een platform lanceren hebben we al eens gedaan, en ik kan je vertellen: dat werkt niet”, vertelt Lude Mansens, senior communicatieadviseur bij IVN.
Bijdragen aan de organisatiedoelen
“In een workshop met het MT en Evolve stond de vraag centraal: hoe kunnen we met interne social media bijdragen aan onze organisatiedoelen?”, zegt Lude. “Aanleiding voor deze sessie was onze wens om medewerkers en vrijwilligers meer te verbinden, onderling en aan IVN. Daarnaast wilden we slimmer kennisdelen en samenwerken.” In de managementsessie werd de meerwaarde van het social platform voor de organisatie vastgesteld, en werden doelen bepaald. “Na deze managementsessie heeft Evolve interviews gehouden met medewerkers in verschillende functies uit de hele organisatie en met vrijwilligers.” In deze interviews inventariseerden we de wensen en eisen voor het nieuwe platform. “Er ontstond zo een shortlist met drie platformen, waaruit Iris Intranet als meest geschikte platform naar voren kwam.”
“Tijdens het opstellen van het meerwaarderapport vond ik het inspirerend om van Evolve te horen hoe en waarvoor andere organisaties social intranet inzetten”, vertelt Lude. “Daarnaast werden we tijdens het bepalen van de doelen zelf ook steeds bewuster van wat we met het social intranet willen voor onze organisatie. Inmiddels zit dat echt in ons systeem: we stellen altijd het doel voorop. Dat is volgens mij de enige manier waarop het kan werken. Het is heel leuk om deze manier van denken te leren én in de praktijk te brengen.” Naast de doelen, zijn er ook KPI’s geformuleerd, zodat het succes per doel ook meetbaar is.
Overtuigen van medewerkers na mislukt Yammer-avontuur
Een eerdere slechte ervaring met Yammer zorgde ervoor dat de organisatie sceptisch stond tegenover interne social media. Lude: “Ooit had een enthousiaste spreker op een medewerkersdag geroepen dat we gewoon Yammer moesten gaan gebruiken om beter samen te werken. De volgende dag is een groot deel van de medewerkers aan de slag gegaan. Dat was natuurlijk gedoemd te mislukken: er waren geen doelen bepaald, rollen en verantwoordelijkheden waren niet belegd. Daardoor was er geen structuur, en werden medewerkers ook niet meegenomen in de verandering. Toen we ons opnieuw oriënteerden op interne social media was de angst dat we weer zouden gaan bouwen aan iets dat niet zou gaan werken.” Maar ondertussen werd de wekelijkse interne nieuwsbrief slecht gelezen en bleek uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek dat medewerkers onderling niet op de hoogte waren van elkaars werk. Daarnaast mocht de samenwerking wel efficiënter verlopen: “Collega’s stuurden hun input voor het jaarplan één op één naar onze directeur. Jammer, want juist door samen te werken aan zo’n plan, wordt het inhoudelijk beter en werk je natuurlijk veel efficiënter.”
Screenshot van Ons IVN
Draagvlak bij management
Na het Yammer-avontuur had het heel wat voeten in de aarde om de organisatie te overtuigen van de inzet van interne social media. Ook het MT had veel vragen. Lude: “Dankzij het grondige voortraject met Evolve konden we aantonen dat het gebruik niet vrijblijvend zou zijn. Er waren duidelijke doelen geformuleerd, die bijdragen aan onze organisatiedoelstellingen.” Ook was de organisatie rondom het platform beter op orde, wat de kans vergroot op een blijvend impactvolle community. “Rollen en verantwoordelijkheden hebben we vastgelegd in een werkdocument, en we hebben goed gekeken hoe we alle medewerkers konden meekrijgen in het traject. De ‘go’ op het traject kwam wat later dan gepland, maar we waren toen ook wel op alles voorbereid.” Eind 2015 is het platform Ons IVN afgebouwd en ingezet voor de 130 medewerkers verspreid over alle provincies en het Landelijk Bureau.
Vrijwilligers toegang tot je intranet?
Na de zomer gaat IVN het platform ook verbreden naar de vrijwilligers, waarvan de organisatie er 20.000 heeft. In een organisatie met zo veel vrijwilligers, is het een logische stap om hen ook hierbij te betrekken. Toegang tot het platform kan de betrokkenheid van vrijwilligers vergroten en waardevolle input opleveren. Bovendien kan het hen ondersteunen in hun vrijwilligersactiviteiten. “We kijken nu hoe we vrijwilligers het beste toegang kunnen geven tot ons platform”, vertelt Lude. “Hierbij overwegen we verschillende opties. We willen zoveel mogelijk aansluiten bij bestaande groepen binnen de vereniging, maar wel zo dat vrijwilligers alleen zien wat voor hun relevant is. Gebruik van het platform moet zo laagdrempelig mogelijk blijven. Voor ons is het verder belangrijk communitymanagement beheersbaar blijft.”
IVN heeft het afgelopen halfjaar een pilot uitgevoerd met 105 vrijwilligers als voorbereiding op de IVN Slootjesdagen in juni. “In januari hebben we drie inspiratiedagen rond de IVN Slootjesdagen georganiseerd. De vrijwilligers die hierbij aanwezig waren, hebben een korte training gekregen en zijn vervolgens uitgenodigd voor een groep op Ons IVN. Daar konden ze alle informatie vinden die ze nodig hadden om hun activiteiten te organiseren tijdens de Slootjesdagen. Ze konden er vragen stellen en goede voorbeelden met elkaar delen. In de evaluatie van de Slootjesdagen vragen we nu uit hoe ze het vonden om ook via deze groep samen te werken, en hoe we ze in de toekomst nog meer op weg kunnen helpen om hier zelf aan de slag te gaan. Wat ons betreft was dit al een waardevolle eerste test!”
Vervolg: meer onderdeel maken van het werk
Na de zomer volgt ook een vervolgtraining voor alle medewerkers van IVN. “Ze zijn wel actief, maar we willen deze activiteit graag een stap verder brengen. Het is mooi dat medewerkers elkaar nu inspireren en informeren over een eindresultaat, maar het zou nóg beter zijn als ze elkaar ook betrekken bij het tot stand komen van dat eindresultaat. We zien dat dit binnen projectteams al wel goed werkt.” De komende tijd wil IVN meer gaan meten, en kijken welke knelpunten ze kunnen aanpakken om te zorgen dat er meer medewerkers en vrijwilligers gebruik kunnen maken van elkaars kennis en ervaring. De te realiseren koppeling van het platform met Office 365 speelt daarbij een belangrijke rol: “Daarmee kunnen we ook echt via het platform samenwerken aan documenten, zonder dat we die dubbel moeten opslaan. Dat neemt echt een belangrijke drempel weg in het gebruik.”
Meer weten over het onderzoek naar interne social media?
Evolve onderzoekt tweejaarlijks de staat van interne social media in Nederland. Hierin meten we niet het huidige succes van organisaties, maar in hoeverre ze aan de randvoorwaarden voldoen om community”s te creëren die blijvend impact hebben. Wil je hier meer over weten? Lees dan de uitkomsten van het onderzoek van 2016.
