Er zijn op dit moment veel verschillende generaties tegelijkertijd op de virtuele werkvloer aanwezig. En allemaal gebruiken ze media ogenschijnlijk anders. De jeugd leeft in de wereld van TikTok en Snapchat, terwijl krant en lineaire televisie het vooral moeten hebben van de oudere generaties. Of dit ook echt zo zwart-wit is, is natuurlijk sterk de vraag. Maar het roept bij veel communicatiemanagers heden ten dage de vraag op in welke mate hun eigen (digitale) interne communicatiemiddelenmix eigenlijk aansluit bij de behoeften van al die verschillende generaties in hun eigen organisatie. Wij vonden het de hoogste tijd om, samen met de Vrije Universiteit Amsterdam, te onderzoeken hoe dat precies zit.
We hebben ervoor gekozen om het (sociale) intranet als in z’n geheel als uitgangspunt te nemen, om vervolgens in te zoomen op de verschillende functies en typen content die een dergelijk platform biedt: o.a. een tijdlijn, blogs, chat. Voor het onderzoek is gebruikgemaakt van een wetenschappelijke literatuurstudie, enquêtes en verdiepende interviews.
Oudste generatie meer ondersteuning nodig bij gebruik
Allereerst is onderzocht of de perceptie van het platform als geheel afhankelijk is van leeftijd. We hebben ons daarbij gericht op twee specifieke vragen.
- Waargenomen nut: in welke mate gelooft een medewerker dat gebruik van het systeem de werkprestatie zal verbeteren?
- Waargenomen gebruiksgemak: in welke mate vertrouwt de medewerker erop dat het systeem moeiteloos gebruikt kan worden?
Opvallend is dat het er in eerste instantie – op basis van de enquête – op leek dat de mate van waargenomen nut en waargenomen gebruiksgemak binnen elke leeftijdsgroep hoog is. Toen we echter aan de hand van diepte-interviews gedetailleerder ingingen op deze resultaten, bleek dat elke leeftijdsgroep, inclusief de oudste leeftijdsgroep zélf, ervan uitgaat dat de oudste generatie een lagere mate van gebruiksgemak ervaart. Deze groep moet meer steunen op andere collega’s voor het gebruik van dergelijke platformen.
Verder werd duidelijk dat vaak alleen tijdens de introductie van een platform wordt geïnvesteerd in trainingen in de werking en toegevoegde waarde van het platform. Nieuwe medewerkers hebben vaak nog nooit training gehad en hebben aangegeven maar wat te doen. Naar eigen zeggen hebben zij zelf uitgezocht hoe het platform werkt, waardoor zij nu nog het gevoel hebben niet de volledige potentie van ‘enterprise social networks’ te benutten en niet precies te weten wat de meerwaarde is.
Sterke voorkeur voor scanbare content
Zoals gezegd hebben we vervolgens ingezoomd op specifieke functionaliteit en typen content die je op een dergelijk platform veelal tegenkomt. Het eerste dat opvalt, is dat niemand zit te wachten op lange stukken tekst. Hoewel het lijkt alsof zogeheten ‘longreads’ in externe online media, zoals de De Correspondent en The New York Times, een opmars maken, zitten medewerkers er niet op te wachten. Lange verhalen in blogvorm zijn aan hen niet besteed. Net zomin als video overigens, wat eerlijk gezegd ook voor ons als een verrassing kwam. Maar misschien zijn mensen over het algemeen gewoon hard aan het werk en hebben ze niet de tijd en zin om ellenlange stukken te lezen of video’s te bekijken. Gelukkig maar, zou je haast zeggen.
Wat iedereen blijkbaar wel graag consumeert, is dan weer niet zo verrassend. Vooral scanbare content doen het goed, zoals korte artikelen, beelden en visuele informatie als infographics en symbolen. En documenten; blijkbaar heeft elke generatie ook een voorkeur voor het consumeren van content in documentvorm. Met name onder de oudste generatie lijken documenten de voorkeur te hebben als het gaat om het lezen van lange stukken tekst.
Onze niet-wetenschappelijk onderbouwde aanname is dat dat waarschijnlijk komt doordat een document relatief makkelijk vindbaar is en het de mogelijkheid biedt om de inhoud te printen. De oudste generatie heeft echter ook een sterkere voorkeur voor beeld, foto’s en visuele informatie dan andere generaties. De jongste generatie geeft hier juist de minste voorkeur aan, wat opmerkelijk is aangezien zij hier praktisch mee zijn opgegroeid.
Chat populair onder jongeren maar amper gebruikt
Die jongste generatie houdt ook van chatten. Je hoort vaak dat jongere mensen liever niet mailen en veel liever chatten. Dat blijkt inderdaad ook uit ons onderzoek. Wat echter ook blijkt, is dat als deze functionaliteit wordt aangeboden, het niet veel wordt gebruikt. De reden laat zich raden: omdat grote groepen oudere collega’s niet de chatfunctie gebruiken, hebben de jongeren er ook minder aan en gebruiken ze toch mail.
Verder is het opmerkelijk om te zien dat de jongste gebruikers het minst gebruikmaken van beschikbare beleidsinformatie. De oudste generatie maken het meest gebruik van beleids- en afdelingsinformatie.
Wat betekent dit voor jou?
Op basis van het bovenstaande zouden wij de volgende tips geven:
- Houd bij het geven van training rekening met een andere ‘inwerktijd’ per groep. Met name de oudste generatie is niet opgegroeid in een digitale wereld en niet alles voelt voor hen zo intuïtief aan als dat voor jongere generaties wel het geval is. Help hen dus met het begrijpen van de werking van het platform. Het waargenomen gebruiksgemak en daarmee gebruik van het platform zullen daardoor toenemen.
- Zorg voor structurele training. Organiseer niet enkel training tijdens de implementatiefase, maar ook in andere fasen die het platform doorloopt. Waargenomen nut en gebruiksgemak worden verhoogd als aan nieuwe medewerkers en bij verschillende stadia van het bestaan van het platform actieve ondersteuning wordt geboden.
- Plaats geen longreads, maar knip het op in kleine brokken en het liefst visueel. Moet je toch grotere hoeveelheden tekst kwijt, zorg er dan voor dat dit in documentvorm op het platform verschijnt.
- Stimuleer het gebruik van de chatfunctie als je de jongere collega’s blij wilt maken. Maar zorg dan wel voor een organisatiebrede activatie om het te doen slagen.
Wil je meer weten over het gebruik functionaliteit en content van verschillende groepen medewerkers? Neem dan gerust contact met Marit (marit@evolve.eu) of Peter (peter@evolve.eu). Of abonneer je op onze nieuwsbrief om altijd de laatste kennis te ontvangen!
