Eerder dit jaar zagen we in ons onderzoek naar het gebruik van interne social media in Nederland al de sterke opkomst van Office 365: het alles-in-één-pakket van Microsoft dat gepositioneerd wordt als complete digitale werkplek. Ook in ons dagelijks werk komen we continu organisaties tegen waar Office 365 wordt geïmplementeerd. Maar wat is de impact van Office 365 nu op interne communicatie? En waarom is het belangrijk dat jij als communicatieadviseur betrokken bent bij de implementatie (en als IT-afdeling om de afdeling Communicatie vroegtijdig te betrekken)?
Als interne communicatieadviseur herken je wellicht het volgende: vanuit de IT-afdeling komt de vraag of je de uitrol van nieuwe software bekend kunt maken aan de organisatie. Kort door de bocht: of je even een introductiecampagne kunt bedenken, een artikel op intranet wilt zetten of een nieuwsbrief kunt uitsturen.
Als dit het moment is waarop je als interne communicatieadviseur bij de implementatie van Office 365 betrokken raakt, ben je eigenlijk al te laat. In de woorden van Ron van der Jagt, oud-voorzitter van Logeion: “Communicatieadviseurs zijn er niet om beleid begrijpelijk te maken, maar om te helpen begrijpelijk beleid te maken.” Beleid? Hoewel de aanschaf en uitrol van Office 365 vaak als technisch project wordt ingebracht, betekent het wel degelijk een andere manier van werken voor de organisatie en de medewerkers. Office 365 biedt kansen om werkprocessen te verbeteren. Om de samenwerking tussen collega’s en afdelingen te stimuleren. En om de interne communicatie binnen je organisatie naar een hoger plan te brengen. Dit vraagt om een goede inrichting, governance en spelregels. Het is dan ook zaak voor jou als communicatieadviseur om – meer dan alleen het maken van een nieuwsbericht – mee te denken over hoe Office 365 wordt ingezet binnen jouw organisatie.
Impact op interne communicatie
Voor de interne communicatie kan de komst van Office 365 behoorlijk wat impact hebben. Als documenten in verschillende omgevingen gedeeld en opgeslagen kunnen worden, hoe waarborg je dan dat de meest actuele informatie op het intranet staat? En hoe voorkom je bijvoorbeeld dubbele groepen als medewerkers zowel community’s kunnen starten op het sociaal intranet, als in Microsoft Teams of Yammer? Hoe zorg je dat het er niet allemaal bij komt, naast de lading groepsmails die nog wordt verstuurd? Wat betekent het voor de effectiviteit van je nieuwsvoorziening als collega’s opstarten met SharePoint in plaats van het intranet? Zomaar een paar vragen waar jij als communicatieadviseur mee aan de slag moet.
Impact van Office 365 op werkprocessen
In de praktijk zien wij regelmatig dat medewerkers een uitrol als de zoveelste IT-verandering ervaren en zich overweldigd voelen door alle mogelijkheden. Het wordt er in hun optiek vaak alleen maar onduidelijker van, want wat doe je nou waar? Wanneer gebruik je Word Online in plaats van ‘de gewone Word’? Sla je je documenten op in OneDrive of op SharePoint? En hoe deel ik bestanden op een veilige manier? Waar vind ik de bestanden die collega’s met mij gedeeld hebben? En wat zijn de mogelijkheden van Forms en Sway? Dat is niet fijn voor de medewerkers, niet goed voor de effectiviteit in de organisatie en niet leuk voor de IT-organisatie die merkt dat slechts een heel klein deel van alle mogelijkheden van Office365 wordt gebruikt.
Tips voor een Office 365-implementatie zonder gedoe
Natuurlijk zijn er allerlei oplossingen voor deze problematiek. Met de vier onderstaande tips kun je alvast aan de slag!
- Maak keuzes
Wat doe je in welke community op welk platform of applicatie? Wat wordt ons centrale platform voor communicatie en messaging? Vervangt SharePoint het werken in een gezamenlijke netwerkschijf? Gebruiken we voortaan OneNote voor de vergadernotulen? Door structuur aan te brengen in de tools die worden aangeboden en medewerkers op weg te helpen met de adoptie ervan zullen ze met meer plezier (en effectiviteit!) gebruikt worden. De toepassing in het dagelijks werk kan per afdeling en type medewerker verschillen. Daarom is het zaak om mee te denken over de inrichting: wat gebruiken we waarvoor, en wat gebruiken we dan niet meer. - Maak de toepassing concreet
Om ervoor te zorgen dat medewerkers ook daadwerkelijk gebruik gaan maken van Office 365 zul je ze op weg moeten helpen met instructiemateriaal: niet (alleen) over de functionele mogelijkheden, maar juist over de toepassing in het dagelijks werk. Vertel niet alleen wat een applicatie kan (“met Forms kun je vragenlijsten maken”), maar laat zien hoe dit zich vertaalt in het werk van jouw collega’s. Zijn dat bijvoorbeeld leerkrachten? Geef een workshop over het maken van toetsen in Forms. Richt je je op HR-collega’s? Vertel hoe zij hun medewerkerstevredenheidsonderzoek kunnen opstellen met behulp van Forms. - Varieer met instructiemateriaal
Microsoft zelf biedt een praktisch trainingscentrum waarin per toepassing wordt uitgelegd hoe het werkt en wat je ermee kunt in je werk. Er zijn instructievideo’s waarin wordt verteld hoe je je persoonlijke documenten overzet naar OneDrive, je notities kunt bijhouden en delen met anderen en tegelijkertijd samen kunt werken in een Word Online-bestand. Je kunt hier gratis gebruik van maken. Naast deze functionele uitleg van de toepassingen kan training helpen bij de bewustwording: wat zijn de mogelijkheden en wat zet ik waarvoor in? Wil je dat mensen voortaan documenten delen in plaats van rondmailen? Neem niet klakkeloos aan dat medewerkers dit begrijpen, maar laat ze een keertje oefenen met een document opslaan, verplaatsen, terugvinden en delen tijdens een training. Mensen leren op verschillende manieren dus is het raadzaam om gevarieerde ondersteuning te bieden. - Maak een centrale plek waar vragen gesteld kunnen worden
Dit geldt niet per se alleen voor Office 365, maar toch belangrijk: om te voorkomen dat je mailbox ontploft, je telefoon de hele dag op roodgloeiend staat, je steeds dezelfde vragen aan het beantwoorden bent en geen overzicht meer hebt van issues die al wel of niet opgelost zijn, is het handig om een centrale plek te hebben waar terecht kan met vragen en opmerkingen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een (vragen)community, dan zijn de reeds gestelde en beantwoorde vragen meteen voor iedereen zichtbaar.
De conclusie? De komst van Office 365 heeft een behoorlijke impact op de organisatie, niet in de laatste plaats op de interne communicatielijnen. Een Office 365-implementatietraject overstijgt de afdeling IT, dus zorg dat je als interne communicatieadviseur tijdig aan tafel komt. Pak het voortouw en bedenk hoe Office 365 de interne communicatie gáát veranderen, voordat Office 365 de interne communicatie láát veranderen.
Wil jij je ervaring met Office 365 delen, gewoon eens kennismaken of kun je onze expertise wel gebruiken?
