Vanuit huis (samen)werken, hoe werkt dat: tips & tools

Online samenwerken is niets nieuws. En toch, nu we opeens massaal vanuit huis móeten werken, kun je alsnog tegen flink wat vragen aanlopen. Hopelijk helpt onderstaand overzicht je daarbij. We zullen de informatie in de komende dagen blijven aanvullen, dus als je suggesties hebt, laat het vooral weten.

Laatste update: 18 maart, 11 uur (o.a. informatie over Trello, Jit.si en WebEx toegevoegd)

In deze post vertellen we je in ieder geval meer over:

Tips voor online samenwerking

De meesten van ons werken regelmatig online samen, maar ook vaak genoeg vanaf kantoor. Als die offline samenkomst van collega’s op de werkplek wegvalt, zoals momenteel voor veel mensen geldt, vallen veel routines en ‘rituelen’ weg. Hierbij wat tips hoe je hiermee kunt omgaan als (manager van een) team.

  • Zorg voor structuur. Voor veel thuiswerkers vervaagt de grens tussen privé en werk nu we massaal vanuit huis werken. Daarom kan het goed zijn om de werkdag gezamenlijk te starten met een online meeting (zie verderop), stand-up of ‘huddle’. Zo’n meeting is handig als officieel ‘startschot’ voor de werkdag en om even een gevoel te krijgen bij hoe alle collega’s erbij zitten.
  • Zorg voor een online koffiemachine. Geef ruimte voor informele communicatie. Juist in deze tijden van werken-op-afstand is het van belang dat er aandacht is voor de onderlinge betrokkenheid tussen collega’s. Maak bijvoorbeeld een aparte groep of een apart kanaal aan waar mensen informatie kunnen delen die niet (direct) werkgerelateerd is. Het voordeel hiervan is, dat collega’s er zelf voor kunnen kiezen om wel of niet deel te nemen en zo ja, wanneer zij dit doen (bijv. notificaties uitschakelen voor het kanaal).
  • Stimuleer het delen van informatie. Bij gebrek aan informele uitwisselingen op de werkvloer is het verstandig om via de beschikbare digitale middelen, zoals een sociaal intranet of een app als Slack, explicieter te zijn in (bijvoorbeeld) de werkzaamheden waarmee je bezig bent, de contacten die je hebt met opdrachtgevers, etc. Bij Evolve hebben we bijvoorbeeld een Slack-kanaal “#goeiemorgen” waarin we op dagen dat we niet op kantoor zijn delen wat de plannen zijn en wat ons bezighoudt. En als we interessante dingen tegenkomen, delen we dat ook gelijk. Dat kan overkomen als ‘oversharing’, maar het maakt in ieder geval duidelijk dat je weliswaar alleen bent op je thuiswerkplek, maar niet in je werk.
  • Accepteer dat het niet meteen perfect gaat. Deze situatie is voor iedereen nieuw. En de mate waarin of de manier waarop je online contact moet hebben met collega’s wellicht ook. Dan kunnen er dingen minder goed gaan. Er kunnen diensten zijn die vastlopen, zoals Microsoft Teams gisteren (en die storing leek vandaag nog niet helemaal voorbij). En het kan blijken dat bepaalde routines of tools minder goed passen bij jullie manier van werken. Geen reden voor paniek, het is juist een mooie tijd om te experimenteren. Kortom: maak er het beste van!

Tools voor online samenwerking

De kans is groot dat je voor je team al een manier hebt waarop je samenwerkt, ook als het online gaat. Dat kan zijn door in te loggen op het bedrijfsnetwerk en vervolgens bestanden te delen via de G-, M- of O-schijf, of via tools als Google Suite en Microsoft Office 365.

Als je de beschikking hebt over een sociaal intranet, dan is het eenvoudig om – ook buiten de normale teams en projectgroepen om – groepen aan te maken waarin kan worden samengewerkt. Zo kan het in deze tijd interessant zijn om een groep op te zetten waarin medewerkers tips delen voor het thuiswerken of een groep waarin collega’s tips, links en ideeën delen hoe klanten/studenten/leerlingen in deze tijd het beste kunnen worden geholpen. Of, om de goede moed erin te houden, een groep waarin iedereen foto’s van de eigen thuiswerkplek deelt.

Beschikt je organisatie niet over een sociaal intranet, dan zijn dit tools die je het samenwerken op korte termijn makkelijker kunnen maken:

  • Slack: als je graag eenvoudig berichten uitwisselt met mensen en gek wordt van een volle inbox, dan is ‘instant messaging platform‘ Slack het overwegen waard. Gebruikers kunnen in kanalen met elkaar updates uitwisselen, zelf bepalen welke kanalen ze willen volgen, notificaties in- en uitschakelen en meer. Ook biedt het integraties met veel andere tools, waaronder Google Drive, Trello (zie hieronder), Dropbox en Box.
  • Notion: een soort Zwitsers zakmes dat binnen één tool een groot aantal mogelijkheden herbergt, zoals het maken van notities, het bijhouden van planningen en takenlijsten, een kennisbank of zelfs uitgebreide workflows. Met zo’n palet aan functies is de kans groot dat het meer kan dan je echt nodig hebt, maar Notion biedt een prettige en eenvoudige manier om informatie vast te leggen en samen te werken.
  • Trello: een makkelijke manier om je werk te organiseren én te delen met collega’s. In Trello kun je taken bijhouden en toewijzen, waarmee het ook geschikt is om voorafgaande aan en tijdens (virtuele) meetings agenda’s en actielijsten bij te houden óf om met collega’s te delen waarmee je je zoal bezighoudt (met dank aan Karin Winters).

Tips voor online meetings

Voor de organisator/‘voorzitter’ van de meeting:

  • Deel van tevoren de agenda. Het liefst doe je dit in een online omgeving waarbij deelnemers aan het overleg op voorhand al kunnen meelezen, aanvullen en reageren, zoals Sharepoint of Google Docs. 
  • Log voortijdig in bij de meeting. Afhankelijk van de tool die je gebruikt voor het online overleg, kunnen deelnemers pas deelnemen zodra ze toegelaten worden door de organisator of als de organisator is ingelogd. Het kan voor deelnemers verwarrend zijn als er op het afgesproken moment geen verbinding gemaakt kan worden of overleg begint, dus zorg dat je 5 of 10 minuten van tevoren de online meeting al begint.
  • Heet iedereen welkom en vat aan de start het doel van de meeting samen. Vraag hierbij ook aan deelnemers of ze zaken aan de agenda toe te voegen hebben.
  • Houd strak de leiding. Hoe goed de software ook is, in online meetings is het vaak verwarrend als mensen tegelijkertijd gaan praten. Daarom is het handig om duidelijk mensen beurtelings het woord te geven.
  • Wees concreet. Wijs taken concreet toe aan mensen en geef heldere deadlines. Dit geldt altijd, maar in normale omstandigheden wordt dit soort zaken ook vaak nog informeel opgevolgd; daarvoor is nu minder ruimte.
  • Houd notulen en actielijsten bij. Zorg dat afspraken over het overleg terug te vinden zijn, bijvoorbeeld door ze in hetzelfde document als waarin de agenda gedeeld is te noteren.

Voor de deelnemers:

  • Wees op tijd. In online settings is het heel lastig te achterhalen waarom iemand niet op tijd in de meeting aanwezig is. Het gebrek aan communicatie zorgt ervoor dat het lastiger is voor mensen om te begrijpen dat je onderweg bent, dat je nog even koffie aan het halen bent, een toiletbezoek moet doen of dat een ander overleg uitloopt.
  • Laat elkaar uitpraten. De technologie staat voor niets, maar écht naadloos is online overleggen eigenlijk nooit. Zeker als er meerdere mensen tegelijkertijd praten kan een meeting snel lastig te volgen worden. Dus geef elkaar de ruimte om uit te praten en vraag aan de ‘voorzitter’ van de meeting ruimte zodra de ander klaar is.
  • Gebruik een koptelefoon (met microfoon). Voor je eigen gemak is het raadzaam om een koptelefoon (of ‘oortjes’) te gebruiken in een online overleg. Het maakt de gesprekken (veel) beter hoorbaar. Idealiter heeft je koptelefoon ook een microfoon, waardoor je beter hoorbaar bent voor de andere deelnemers.
  • Zorg voor een rustige omgeving. Als je inbelt vanuit een rumoerige ruimte, verstoort dat rumoer in veel gevallen het geluid in de meeting. Ook als je een koptelefoon op hebt; de microfoons in koptelefoons hebben vaak moeite met het scheiden van voor- en achtergrondgeluid, waardoor mensen die naast jou zitten te praten vaak heel goed hoorbaar zijn voor de andere deelnemers aan je online overleg. En dat brengt ons bij de laatste tip:
  • Zet je microfoon uit tenzij je spreekt. Zodra het aantal deelnemers aan een online meeting wat groter wordt (vanaf ca. 5 deelnemers) is het handig om je microfoon te ‘muten’ als je niet aan het woord bent. Dat zorgt voor minder verstoring in de verbindingen en dat de spreker goed te verstaan is. In elke tool heb je de mogelijkheid je microfoon uit te schakelen; vaak door een icoontje van een microfoon aan te klikken.

Tools voor online meetings

Net als bij de tools voor online samenwerking kan het goed zijn dat jouw organisatie al een flink aantal tools biedt waarmee je online bijeenkomsten kunt organiseren. Office 365 biedt die mogelijkheid met Skype en Teams, Google heeft Hangouts Meet en daarnaast zijn er tools als Zoom. Google en Microsoft hebben beide bovendien aangekondigd dat gebruikers van hun platformen vanwege de COVID-19-pandemie tijdelijk gratis gebruik mogen maken van meest uitgebreide variant van hun software, wat het gebruik ervan extra aantrekkelijk maakt.

Voor kleine meetings is het ook mogelijk om bijvoorbeeld FaceTime te gebruiken (mits alle deelnemers over een Apple-device beschikken), maar in de praktijk kost het enige tijd om alle deelnemers toe te voegen aan een overleg. Deze optie benoemen we onderstaand daarom verder niet.

Wat de beste keuze is, is mede afhankelijk van het doel, de omvang en de opzet van je meeting. Hieronder enkele tips.

Microsoft Teams en Skype

Office 365 is een grote gereedschapkist met tools. Een daarvan is Skype, dat vroeger zo’n beetje het enige platform was dat videoconferencing geschikt maakte voor het grote publiek. Sinds enige jaren is de ontwikkeling op deze tool, overgenomen door Microsoft, echter gestopt. Momenteel is de tool eigenlijk alleen geschikt voor kleine meetings, tot maximaal zo’n 10 mensen.

Een andere mogelijkheid die Office 365 biedt, is de Teams-vergadering. Daarmee kun je eenvoudig een online meeting opzetten door een vergadering aan te maken en de optie “Teams-vergadering” te selecteren. Zodra (of voordat) de meeting begint, klik je in de afspraak op de link die daarvoor is gegenereerd. Je wordt dan naar de app van Teams verwezen (op computer of mobiel); het videovergaderen werkt niet binnen de browser.

Aan een Teams-vergadering kunnen maximaal 250 mensen deelnemen. Je kunt eenvoudig je scherm delen, dus is de omgeving geschikt voor het geven van een presentatie of college aan een grote groep. Ook is er een chatfunctie beschikbaar.

Het openstellen van een Teams-vergadering voor mensen die geen lid zijn van het betreffende Team (of jouw organisatie) is in principe mogelijk, maar in de praktijk soms bewerkelijk: je kunt de link van de vergadering delen, maar wij ervaren soms dat mensen geen toegang krijgen. Dit kan te maken hebben met het feit dat ze zijn ingelogd in een andere Office 365-omgeving, dat ze geen rechten hebben om de Teams-app op hun device te installeren of … nou ja, omdat het Microsoft is.

Nog een aardige feature van Teams-videovergaderen is de mogelijkheid om de achtergrond te ‘blurren’. Zeker als je het niet nodig vindt dat je collega’s over je schouders je huis binnen kijken.

Microsoft Teams biedt bij videovergaderen de mogelijkheid om de achtergrond te blurren, bijvoorbeeld vanuit privacyoverwegingen (lees: omdat je huis misschien niet zo netjes is opgeruimd).

Voordelen:

  • Werkt goed voor mensen binnen dezelfde Office 365-omgeving (lees: dezelfde organisatie) en vooral hetzelfde Team.
  • Goede gebruiksvriendelijkheid.
  • Veel deelnemers (tot 250 mensen) mogelijk.

Nadelen:

  • App nodig voor videovergaderen.
  • Mensen ‘van buiten’ krijgen soms moeilijker toegang.

Google Suite

In de Google Suite (Gmail, Google Docs, etc.) is er ook Meet (ook wel Hangouts Meet genoemd), voorheen Hangouts. Anders dan binnen Teams kunnen Meet-meetings wel binnen de grote browsers (Chrome, Firefox, Edge, Safari) worden verricht. Dankzij de eerder genoemde gratis upgrade die Google dezer dagen door heeft gevoerd, kunnen er maximaal 250 mensen deelnemen aan een vergadering, terwijl je ook livestreams kunt hosten voor zelf 100.000 deelnemers. Ook kun je meetings eenvoudig opnemen en opslaan in Google Drive.

Het uitnodigen van deelnemers ‘van buiten’ gaat eenvoudig door het delen van de link of een meeting-ID. Er is geen installatie van software nodig (er is wel een Meet-app voor mobiele devices beschikbaar). Wel moeten mensen van buiten de eigen organisatie toegelaten worden door een deelnemer.

Voordelen:

  • Werkt binnen de belangrijkste browsers (Chrome, Firefox, Edge, Safari).
  • Tot 250 deelnemers aan een vergadering en 100.000 kijkers voor een livestream (tijdelijk).
  • Eenvoudig om mensen van buiten de eigen organisatie aan te haken.

Nadeel:

  • Je hebt een inlog in Google Suite nodig om een meeting aan te maken en de Meet-functionaliteit moet ‘opengesteld’ zijn door de IT-afdeling.

Zoom

Een belangrijke ‘boom’ is er de laatste tijd voor Zoom. Dit jonge bedrijf (opgericht in 2011) biedt zeer gebruiksvriendelijke software voor ‘online conferencing’ met veel functionaliteiten. Er is de mogelijkheid om gratis meetings op te zetten tot 100 deelnemers en met een maximale duur van 40 minuten. Voor betaalde abonnementen vervalt die maximale duur en loopt het aantal deelnemers op tot 500.

Andere functionaliteiten die Zoom biedt zijn o.a. gelijktijdig schermdelen voor meerdere deelnemers, opnames van de bijeenkomst, ‘breakout rooms‘ waarin je de gehele groep in kleine groepen uiteen kunt laten gaan en vanity url’s (http://jouworganisatienaam.zoom.us). Een leuke feature is ook dat je een ‘virtual background‘ kunt instellen.

Leuke feature van Zoom is de mogelijkheid een virtuele achtergrond in te stellen.

Zoom werkt met apps, zowel voor computer als mobiele devices, maar kan ook binnen de browser gebruikt worden en de software is gebruiksvriendelijk.

Voordelen:

  • Gebruiksvriendelijke software, meetings kunnen binnen de browser worden verricht.
  • Veel functionaliteiten beschikbaar, zoals het delen van het beeldscherm van je telefoon.
  • Geschikt voor grote groepen en bijeenkomsten.

Nadelen:

  • Om te ontkomen aan de limiet van 40 minuten per sessie is een betaald abonnement nodig vanaf $14 per maand per host.

Whereby

Een goed alternatief voor Zoom is Whereby. Deze dienst draait volledig binnen de browser, wat het eenvoudig maakt om mensen aan te laten haken. Er is een gratis versie beschikbaar voor ‘rooms’ tot 4 personen. Met deze mensen kun je presentaties delen, maar ook YouTube-video’s. In de betaalde versie, vanaf $10 per maand, kun je ook Trello-boards en Google Docs-documenten delen.

Net als Zoom is Whereby gebruiksvriendelijk en de betaalde modellen zijn iets goedkoper, maar de dienst is duidelijk nog in ontwikkeling: de optie voor bijeenkomsten van meer dan 12 personen is nog in bèta en vergt gelijk het duurste abonnement van $60 per maand.

Voordelen:

  • Gebruiksvriendelijk.
  • Werkt volledig in de browser, wat het eenvoudig maakt om deel te nemen.
  • Veel mogelijkheden om informatie met deelnemers te delen.

Nadelen:

  • Gratis versie biedt ruimte voor maximaal 4 deelnemers.
  • Optie voor 12 tot 50 deelnemers nog in bèta.

Jitsi

Via Twitter werden we door Karin Winters gewezen op Jitsi, een open-source platform voor videoconferencing. Dat klinkt misschien alsof je zelf moet gaan programmeren om het aan de praat te krijgen en dat kan ook. Maar het biedt ook de mogelijkheid om eenvoudig en snel een videomeeting te starten via Jitsi Meet.

De tool biedt dezelfde mogelijkheden als veel van de andere tools, zoals het delen van een presentatie of YouTube-video als presentator. Ook heeft het – net als beschreven bij Microsoft Teams – de mogelijkheid om de achtergrond te blurren, al is die functie wel in bèta en werkt ‘ie minder goed dan in Teams.

Het maximaal aantal deelnemers in Meet ligt op ongeveer 30 tot 50 en is mede afhankelijk van de browser die de deelnemers gebruiken (Chrome wordt aangeraden). Ook zijn er apps beschikbaar voor iOS en Android.

Voordelen:

  • Gratis dienst.
  • Gebruiksvriendelijk, werkt volledig in de browser (apps beschikbaar voor iOS en Android).
  • Veel mogelijkheden.

Nadeel:

  • Kan instabieler worden bij grotere aantallen deelnemers (30+).

WebEx

Een van de oudgedienden in dit veld is Cisco’s WebEx (met dank aan Roy Huiskes en @justmuur voor de tips). Deze tool biedt een groot aantal functionaliteiten en maakt meetings mogelijk vanaf 100 mensen in de gratis versie (gek genoeg maximaal 50 deelnemers in de goedkoopste betaalde versie). Ook kun je webinars voor 3.000 (!) en streams voor 100.000 (!!!) deelnemers hosten.

In die meetings kun je gebruikmaken van een interactief whiteboard, je kunt het scherm van je mobiele device delen en de meetings zijn volledig versleuteld omwille van de privacy. Normaliter al veel waar voor je geld (vanaf zo’n €13 per maand per host) dus en momenteel zijn de zakelijke abonnementen tot juli zelfs gratis te gebruiken.

Voordelen:

  • Veel functionaliteit.
  • Geschikt voor grote groepen.

Nadeel:

  • Gebruik binnen browser is mogelijk, maar gebruikservaring met apps is beter, dus in veel gevallen installatie nodig.

Verder lezen

Als je meer (specifieke) informatie wilt over ‘remote working’ en ‘remote meetings’, kunnen we je onderstaande bronnen aanbevelen:

  • De Hogeschool Utrecht heeft een uitgebreide handleiding, incl. video-tutorials, voor de eigen docenten over het opzetten van online colleges via Teams. Ook heel handig om door te nemen als je geen lesgeeft aan de HU.
  • De Remote Working Toolkit is een app, die ook via de browser prima te raadplegen valt, die nog veel meer tips geeft over tools voor werken-op-afstand, bijvoorbeeld voor projectmanagement, webinars, online shops, mindmaps en meer. Ook zijn er links naar tal van ‘how-to’s’ te vinden.
  • Microsoft heeft een handig overzicht voor onderwijzers en onderwijsinstellingen over hoe hun tools kunnen worden gebruikt voor leren op afstand via Teams, bijvoorbeeld voor het delen van lesmaterialen en voor het houden van online klassen.

Natuurlijk komt er meer bij kijken om vanuit huis (samen)werken succesvol te maken. Dus heb je nog tips die missen en die je wilt delen met de andere lezers? Laat het ons weten, we voegen ze graag toe!

Leave a Reply

Top