In één oogopslag
- Klant: het Minkema College, een openbare middelbare school in Woerden met zo’n 350medewerkers en 2500 leerlingen, verspreid over twee locaties.
- Het vraagstuk: hoe creëren we één centrale plek voor informatie en communicatie in een organisatie die nu draait op een minimaal intranet én voornamelijk met Google Workspace werkt?
- Onze rol: eerst een vooronderzoek naar de interne communicatie binnen de school, gevolgd door de realisatie van een nieuw SharePoint-intranet. Daarbij begeleidden we het traject vanaf de wensen- en eisenfase tot en met structuurontwerp, bouw van de site met alle templates, contentgovernance, een communicatieplan en een redactiehandboek.
- De impact: één centrale digitale plek voor de gehele organisatie. Met een platform dat samen met medewerkers is ontworpen, waardoor niet alleen het intranet ontstaat, maar ook het draagvlak om het daadwerkelijk te gebruiken is vergroot.
De context en de uitdaging
Binnen het Minkema College groeide in de loop der jaren het aantal verschillende systemen en communicatiemiddelen. Daardoor stond informatie verspreid op diverse plekken en was niet altijd duidelijk waar medewerkers bepaalde informatie konden vinden en welke kanalen waarvoor bedoeld waren.
Wat ontbrak was één centrale plek voor interne informatie. Uit het vooronderzoek is gebleken dat dit een intranet moest zijn. Voor het nieuwe intranet viel de keuze op SharePoint. De technologie biedt veel mogelijkheden om een intranet naar wens vorm te geven en sluit goed aan bij de behoefte om nieuws, agenda’s, statische informatie en sociale interactie op één plek samen te brengen. Ook biedt het mogelijkheden voor community vorming, bijvoorbeeld met Viva Engage.
Tegelijkertijd bracht die keuze ook uitdagingen met zich mee. Het Minkema College werkt voornamelijk met Google Workspace. Een SharePoint-intranet implementeren binnen die omgeving vraagt daarom om extra denkwerk. Welke informatie sla je waar op? Hoe voorkom je dubbelingen? En hoe zorg je ervoor dat beide omgevingen logisch samenwerken?
Een belangrijke keuze daarbij was dat SharePoint een duidelijke functie als intranet kreeg: de centrale plek voor communicatie, nieuws, organisatiebrede informatie en de meest recente en geaccordeerde stukken. Daarnaast werd Google Drive behouden om samen te werken aan documenten. Medewerkers waren hier al aan gewend en veel werkprocessen waren erop ingericht. Daardoor vullen beide platformen elkaar aan in plaats van elkaar te overlappen. Door daarnaast slimme koppelingen tussen beide omgevingen te realiseren, ontstond er een oplossing die aansluit op de bestaande werkwijze van medewerkers.
De aanpak en de uitvoering
Vanaf de start stond één uitgangspunt centraal: het intranet moest niet vóór medewerkers worden bedacht, maar mét medewerkers worden ontwikkeld. Daarom hebben we gedurende het hele traject met medewerkers uit verschillende delen van de organisatie samengewerkt. Welke informatie hebben zij nodig, hoe willen zij die vinden en wat verwachten zij van een intranet?
Ons vertrekpunt waren de wensen en eisen die voortkwamen uit het vooronderzoek. Vervolgens organiseerden we verschillende interactieve sessies, waaronder cardsortingsessies en wireframe-workshops. Medewerkers hielpen mee bij het bepalen van de navigatiestructuur, de indeling van informatie en de inrichting van pagina’s. Dit zorgde niet alleen voor gegronde keuzes, maar ook voor draagvlak en eigenaarschap binnen de organisatie. Daarnaast zijn diverse collega’s aangehaakt bij het schrijven van de nieuwe content en is er vanuit het communicatieplan gezamenlijk gewerkt aan een lanceringsvideo waarin het nieuwe intranet kort maar krachtig wordt uitgelegd.
Resultaat en impact
Het resultaat is een volledig nieuw intranet dat medewerkers één centrale plek biedt voor nieuws, informatie, collega’s opzoeken en ondersteuning in hun dagelijkse werk.
En misschien nog belangrijker: het intranet is geheel samen ontworpen met de mensen die er straks mee werken, van navigatiestructuur tot pagina-indeling en van contentafspraken tot beheerprocessen. De hoop is dat het daardoor ook echt als hún intranet gaat voelen.
Terugblik en learnings
Dit project liet twee dingen zien. Ten eerste dat een compleet nieuw intranet neerzetten meer is dan een technische implementatie. Zeker in een organisatie met een verouderd en minimaal intranet, draait het vooral om mensen meenemen, keuzes uitleggen en samen ontdekken wat wel werkt voor het Minkema College. Daarnaast bleek de combinatie van een Google-omgeving met een SharePoint-intranet goed mogelijk, maar niet vanzelfsprekend. Het vraagt om meer uitzoekwerk, een kritische blik en het goed doorleven van keuzes. Niet alleen van bestaande processen, maar ook van alle beschikbare mogelijkheden. De combinatie van twee omgevingen blijft aandacht vragen, maar het intranet biedt inmiddels een centrale plek voor communicatie en informatie.
