Vacature: officemanager

Laten we er niet al te spannend over doen; het gaat onwijs goed met Evolve. Steeds meer organisaties leggen grotere en uitdagendere opdrachten bij ons neer rondom het opzetten en verbeteren van hun interne digitale platformen en media. Daardoor is er ruimte voor gedreven professionals, zo ook voor een echte regelneef (m/v/x) die ons ondersteunt bij projectplanning en – administratie, facturatie, financiële en personeelsadministratie, facilitaire zaken – noem maar op. Oftewel: we hebben op alle ondersteunende terreinen werk voor je en daardoor is geen werkdag hetzelfde.

Wie ben jij?

Jij bent een leergierige, ervaren administratieve en organisatorische alleskunner. Je neemt initiatief, bedenkt wat er moet gebeuren, hoe dat het beste kan en wat daarvoor nodig is. Je hebt planningen en administratie stevig in de houdgreep. Je weet ons keer op keer te verbazen door te laten zien welke ruimte er ontstaat als je alles écht goed plant en organiseert. En in hectiek houd je overzicht en zorg je ervoor dat alle randvoorwaarden binnen ons bureau klaarstaan om de volgende groeispurt aan te kunnen.

Wat ga je doen?

Je werkt in een snelgroeiend en ambitieus team waarin iedereen meedraait waar het nodig is. In dat team ben jij de ruggengraat en zorg je ervoor dat iedereen zich kan concentreren op zijn belangrijkste taken. Concreet betekent dit:

  • Je je tanden zet in een gezonde bedrijfsvoering. Dat doe je door (in overleg met de accountant) de algemene, financiële én personeelsadministratie op orde te houden. Maar je zorgt ook voor een vlekkeloze facturatie en scherp debiteurenbeheer. Je bereidt onze team- en bureauoverleggen voor, notuleert en als het even moet, zit je collega’s achter de broek aan zodat actiepunten ook opgevolgd worden.
  • Verantwoordelijk bent voor een fijne werkomgeving. Het kantoor is niets zonder jou. Jij regelt namelijk de koffie en lunch. En je bent chef feesten en partijen, want je initieert en organiseert alle teamactiviteiten en uitjes. Ook niet onbelangrijk: je neemt ruis en gedoe weg, doordat jij heer en meester bent van onze systemen en werkwijzen en collega’s hiervoor bij jou in in de leer gaan. En natuurlijk regel je dat er altijd genoeg pennen, post-its en flip-overs zijn.
  • Dat je ondersteunt in projecten door (samen met collega’s) de planningen en projectadministratie in de smiezen te houden. Je plant afspraken niet alleen in, maar helpt collega’s ook in de voorbereiding. En offertes komen mede tot stand door jouw allesziende oog. Kortom: je zet je management skills in om de organisatorische zaken in projecten te regelen.

Wat neem je mee?

Je ziet: je werk is afwisselend. Er ligt een goede basis, maar er is altijd ruimte voor jouw ideeën en er zijn genoeg mogelijkheden om je te ontwikkelen. Zo realiseer je zelf je eigen groei. Maar we vragen wel wat van je: de lat ligt hoog, onze ambities liegen er niet om en we maken tempo.

Het is daarom nodig dat je:

  • Enthousiast, fris, flexibel en discreet bent en snel kunt schakelen.
  • Initiatief neemt, zelfstandig kunt werken, zelf kunt bepalen welke prioriteiten je stelt en een groot verantwoordelijkheidsgevoel hebt.
  • 3 tot 5 jaar ervaring als officemanager of secretarieel medewerker hebt en bij voorkeur de dynamiek van een klein bedrijf begrijpt.
  • Niets liever doet dan regelen en werk en zorg uit handen nemen van collega’s.
  • Om kunt gaan met allerlei verschillende typen mensen en situaties.
  • Communicatief vaardig bent en vlekkeloos Nederlands spreekt en vooral schrijft.
  • Kunt werken met Apple-apparatuur en software (of dit binnen een dag kunt leren).
  • Snel doorhebt hoe kantoorautomatisering, applicaties en systemen werken (denk hierbij aan MS 365 en een digitaal projectadministratie- en facturatiesysteem).

Wie zijn wij?

We zijn groeiende club met ambitieuze mensen die organisaties graag helpen om met behulp van interne digitale media hun doelen te behalen en tegelijkertijd medewerkers meer plezier en voldoening te geven in hun werk. Dat doen we door medewerkers slim te verbinden: connect people to evolve organisations.

Bij ons is het niet het een of het ander. Niet strategie of implementatie, niet adoptie of content. We doen het allemaal. Op die manier begeven we ons op het snijvlak van techniek, mensen en de organisatie als geheel. En dat doen we in de rol van strateeg, adviseur, projectleider, trainer of coach.

We zijn trots op ons werk en we doen er elke dag alles aan om onze klanten – zoals PostNL, de Universiteit van Amsterdam, Enexis Groep, BNNVara en de Rijksoverheid – blij te maken. Maar we zijn nooit te druk voor een lolletje.

Wat mag je van ons verwachten?

We bieden je een afwisselende, uitdagende baan, waarin je veel zelf kunt inrichten en bepalen. Qua werkuren kunnen we nog alle kanten op – we denken dat 24 uur het minimum is (eventueel verspreid over meer dan 3 dagen). Dat verkennen we graag met je. Vrijdag is in ieder geval onze vast bureaudag waarop alle collega’s op ons mooie kantoor in Zeist zijn.

Je salaris is afgestemd op je ervaring, je ontwikkeling stemmen we af op je interesses en wensen. We zorgen voor alles wat je nodig hebt om je werk te doen en je krijgt een trein van de zaak.

Herken je jezelf?

Dan horen we graag van je! Stuur je sollicitatie (motivatie en CV) naar werken@evolve.eu.

Recruiters kunnen zich de moeite besparen om contact met ons op te nemen. We zijn niet geïnteresseerd. Maar écht niet.