Strategie, begeleiding, adoptie en governance
Unigarant is het verzekeringsbedrijf van de ANWB en heeft als missie klanten niet alleen te verzekeren, maar te helpen. De organisatie wil de meeste sympathieke en eigentijdse verzekeraar zijn en zich onderscheiden door excellente klantbediening, daadkracht in innovatie en oplossingen voor relevante maatschappelijke thema’s. De medewerkers zijn daarbij de motor van het bedrijf en maken het verschil met persoonlijk talent. Niet gek dus dat er voor het nieuwe intranet goed naar die medewerkers werd geluisterd.
Wij mochten meeluisteren en hielpen Unigarant met het creëren van een intranet voor, en bovenal van, de medewerkers.
In het kort: onze activiteiten
- Meerwaardeonderzoek
- Visie- en strategieontwikkeling door middel van workshops
- Projectbegeleiding
- Adoptie, training en instructie
- Ontwerp en activatie van de beheerorganisatie
In het kort: onze resultaten
- Businesscase/ vastgestelde meerwaarde
- Opgestelde use-cases en requirements
- Redactieformule
- Inrichting van het intranet in lijn met redactieformule en daarmee met organisatiedoelen
- Draagvlak voor ontwerp beheerorganisatie
- Getrainde contentmanagers
- Instructiekaarten voor contentmanagers
Structuur in inrichting en inhoud
Unigarant heeft Evolve in 2018 ingeschakeld voor een meerwaardeonderzoek naar de toegevoegde waarde van een nieuw intranet. Het oude intranet, ZekerWeten, voldeed niet meer aan de eisen van deze tijd. En dat terwijl het intranet een van de belangrijkste interne communicatiemiddelen is.
Evolve heeft op basis van interviews vastgesteld hoe het nieuwe intranet moest bijdragen aan het behalen van de organisatiedoelstellingen en de meerwaarde uitgewerkt in de vorm van use-cases. Daarnaast zijn de wensen en eisen voor het nieuwe intranet in kaart gebracht. Medewerkers hebben daarvoor via een gebruikersenquête hun input geleverd, zodat een nieuw intranet qua functionaliteit aansluit bij hun behoeften. Op basis hiervan heeft Evolve high-level functionele requirements opgesteld.
Toen besloten was het nieuwe intranet, net als het bestaande, te ontwikkelen op basis van Microsoft 365, ging Unigarant aan de slag met de bouw van een nieuw intranet. Daarbij werd samengewerkt met Portal for Business, dat gespecialiseerd is in Microsoft 365-toepassingen. Er werd gekozen voor een eenvoudig intranet dat eigendom is van iedereen: waarop redacteuren eenvoudig nieuws kunnen publiceren en medewerkers gemakkelijk op nieuws kunnen reageren.
Om zeker te weten dat wat gebouwd werd ook in lijn was met de doelen, wensen en behoeften, mochten wij aanhaken. Op basis van het prototype hebben wij geadviseerd over en structuur aangebracht in de inrichting en inhoud van het nieuwe ZekerWeten.
Inrichting en inhoud op basis van doelen
Met de keuze voor Microsoft 365 als platform werd de integratie met (samen)werken belangrijker voor het intranet. Dit was aanleiding om in een aantal interactieve workshops de al benoemde doelen voor ZekerWeten aan te scherpen en de integratie concreet te maken. Zo werd bijvoorbeeld gekozen voor het tonen van de door de gebruiker laatst bewerkte documenten op de homepage en het opnemen van Teams-links in het smoelenboek.
Het stimuleren van samenwerking werd ook een van de pijlers voor de redactieformule die we hebben helpen opstellen, naast het stimuleren van kennisdeling, verbondenheid met elkaar en verbondenheid met merk & strategie. Vanuit de pijlers zijn gezamenlijk doelstellingen per pijler geformuleerd – bijvoorbeeld expertise vindbaar maken, de dialoog over de strategie stimuleren en collega’s elkaar laten inspireren – waarna contentformats zijn bedacht die helpen deze doelstellingen te bereiken. Bovendien is vanuit deze basis een doorvertaling gemaakt naar de inrichting van het intranet.
“We wilden met het nieuwe Intranet een echte professionele stap in de toekomst maken en een platform creëren waarbij er naast nieuws ook actie en reactie met de gebruikers zou komen, Een social intranet. Evolve heeft ons hierbij geholpen zowel in de voorbereidingsfase als in de realiseringsfase. Met hun kennis en ervaring hebben ze ervoor gezorgd dat we nu een up to date intranet hebben, met veel interactiemogelijkheden voor alle collega’s. De samenwerking en flexibiliteit van Evolve hebben bijgedragen dat we, soms onder hoge druk, een top resultaat konden opleveren”
Marco Berends, afdelingsmanager marketing & communicatie
In de volgende stap hebben we Unigarant ondersteund bij het trainen van contentmanagers als medebeheerders van nieuws en kennis, bij de ontwikkeling van instructiemiddelen en in het projectmanagement. Daarmee hadden we niet alleen en adviserende rol, maar werden we onderdeel van het project(team). Een mooi voorbeeld van de samenwerking waarop ZekerWeten gericht is!
In de laatste fase vóór de livegang lag de focus in die samenwerking op het inrichten van de beheerorganisatie (governance) voor ZekerWeten en is een adoptie-aanpak ontwikkeld.
Next steps: functionele doorontwikkeling, strategische content en inrichting beheerorganisatie
In december 2020 is het nieuwe intranet gelanceerd. Na een geslaagde livegang kunnen alle medewerkers er gebruik van maken, iets wat ze ook veelvuldig doen. De huidige versie van ‘ZekerWeten 2.0’ is een ‘minimum viable product’ – met andere woorden: een eerste, incomplete versie – en is dus nog volop in ontwikkeling. Ook daarbij is Evolve betrokken, zoals met de strategische insteek van nieuws, waarbij afscheid wordt genomen van ad-hoc-nieuws en de stap gemaakt wordt naar meer regie op inhoud, waarbij met thema’s gewerkt wordt en bij belangrijk nieuws de link met de organisatiestrategie gemaakt wordt voor duiding.
Verder is Evolve betrokken bij de vormgeving van een nieuwe beheerorganisatie, zodat het intranet niet meer wordt beheerd vanuit een project, maar vanuit de lijn. Unigarant streeft ernaar deze stap af te ronden vóór de zomer van 2021.
Meer weten?
Wil je meer weten over projectbegeleiding bij het ontwikkelen van een sociaal intranet of heb je zelf een vraagstuk waar we je bij kunnen helpen? Neem dan gerust eens contact op met Anouk via anouk@evolve.eu of +31 6 57 58 83 63.
