Office 365 vs. het sociaal intranet: wat zijn de mogelijkheden?

Gepubliceerd op 12/03/2019 door Peter in Interne social media, Office 365, Platformen
Office365-digitalewerkplek

Eerder beschreven we hoe belangrijk het is om als communicatieadviseur aan tafel te komen bij de implementatie van Microsoft Office 365, omdat het pakket enorme impact heeft op de communicatie, samenwerking en kennisdeling binnen de organisatie. Maar dan: je zit aan tafel – waarvoor hulde – en er wordt overwogen om (ook) een nieuw intranet te ontwikkelen. Iedereen kijkt naar jou. Bouw je in Office 365 of zijn er andere opties? En welke voor- en nadelen hebben deze opties? In dit artikel zetten we de verschillende mogelijkheden voor je uiteen.

Optie 1. Office 365 ‘out of the box’

Je kunt een intranet ontwikkelen in SharePoint Online. Hoewel SharePoint Online ‘out of the box’, oftewel: zoals Microsoft het aan je oplevert, een behoorlijke slag heeft gemaakt met betrekking tot design, functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid ten opzichte van vorige edities (ja SharePoint 2010, we hebben het over jou!), zijn dit helaas nog steeds niet de grote pluspunten van het systeem. Dit is overigens nogal een understatement. Grote pluspunten zijn daarentegen dat het technisch goed werkt en qua beveiliging helemaal snor zit. Beheer en onderhoud zullen minimaal zijn en het platform wordt continu geüpgraded met nieuwe functies. Hier heb je dus feitelijk geen omkijken meer naar.

Vanuit IT-perspectief is dit laatste natuurlijk fantastisch, maar vanuit de gebruiker bezien net iets minder. (Eind)gebruikers kunnen soms behoorlijk verrast worden door onaangekondigde nieuwe functionaliteiten of een intranet dat er ineens compleet anders uitziet. Vanzelfsprekend helpt dit niet bij een soepele adoptie van het intranet.

Bezwaren rondom design en gebruiksvriendelijkheid kunnen opgelost worden door zelf de templates te ontwikkelen: maatwerk dus. Wees dan wel bereid om diep in de buidel te tasten, want dit is arbeidsintensief. Daarbij valt ook het ‘voordeel’ van de automatische updates weg, omdat bij iedere update gecontroleerd moet worden welke impact dit heeft op het intranet. Let er bij maatwerk ook op dat naarmate een site complexer wordt (meer webparts, meer personalisatie) de snelheid ervan vermindert, omdat jouw site – naast duizenden andere sites – in de Microsoftcloud staat.

Kortom, wil je een vrij simpele site zonder gedoe, hecht je niet heel erg aan design en gebruiksvriendelijkheid en vind je het niet erg om je behoorlijk te moeten verdiepen in de werking van een systeem? Dan is SharePoint Online een prima en relatief goedkope keus. Plus: je zult er waarschijnlijk vrienden mee maken op de afdelingen IT en functioneel beheer.

Optie 2. Office 365 met add-ons

In een tijd waarin gebruiksvriendelijkheid de norm is hebben allerlei bedrijven een zogenaamde ‘Office 365 add-on’ ontwikkeld, op basis van Office 365 en SharePoint Online. Dit product is eigenlijk een template voor een homepage die gebruiksgemak vergroot, functionaliteit toevoegt en het geheel er beter laten uitzien. Voorbeelden hiervan zijn onder andere Valo Intranet, Attini en Synigo Pulse. Zo’n schil maakt gebruikt van allerlei standaard Office 365-applicaties als Teams, Groups of Yammer en brengt deze samen op een overzichtelijke manier. In sommige gevallen wordt er ook nieuwe functionaliteit toegevoegd, zoals het makkelijk kunnen publiceren van nieuws via een contentmanagementsysteem of extra filters bij het zoeken via Delve, zodat je collega’s behalve op naam ook op afdeling of expertise kunt vinden – mits dit is ingevuld op hun profiel natuurlijk.

Het grote voordeel van een add-on is dat het er allemaal een stuk beter en overzichtelijker uit ziet en sommige functionaliteiten ook echt makkelijker werkt. Daarnaast wordt de template onderhouden door de leverancier, waardoor deze goed blijft werken tijdens de continue updates van Microsoft.

Een Office 365-add on komt wel met een prijs. Naast de licenties voor Office 365 komen er additionele (licentie)kosten bij voor de schil en mogelijk ook voor een servicecontract voor het onderhoud van de add-on. Zeker voor organisaties met veel gebruikers kan dat behoorlijk in de papieren lopen.

Hoewel de gebruiksvriendelijkheid en het design zeker beter zijn dan Office 365 out of the box moeten we dit ook niet overdrijven. De keuzemogelijkheid in templates zijn relatief beperkt. Daarnaast is het natuurlijk maar de vraag of de leverancier het ontwikkelgeweld van Microsoft kan bijhouden. Zo kennen we templates met daarin tijdlijnen gebaseerd op Microsoft Groups, terwijl Microsoft inmiddels vol inzet op de ontwikkeling van Microsoft Teams.

Dus, wil of moet je voor het intranet gebruikmaken van Office 365, maar wel op een manier dat het relatief makkelijk werkt, het er okay uitziet en geen gedoe met beheer geeft? Met voldoende beschikbaar budget is een sociale schil voor Office 365 een prima aan te bevelen oplossing om de gebruikerservaring te verbeteren en tegelijkertijd nog welkom te zijn op de feestjes van IT.

Optie 3. Office 365 gekoppeld aan een (niet op SharePoint gebouwd) sociaal intranet

Heb je echter al een fijn (sociaal) intranet dat niet gebouwd is op SharePoint of voldoet de functionaliteit en/of het design van Office 365 (add-ons) niet? Dan is er altijd de mogelijkheid om beide systemen te koppelen met behulp van de Office 365 API. Hierdoor kan bijvoorbeeld content uit Office 365-applicaties zoals e-mailberichten, afspraken en taken (gepersonaliseerd) getoond worden op het intranet en kunnen bestanden, geüpload in community’s, automatisch ook in SharePoint terechtkomen zodat er één plek is waar alle bestanden staan.

Deze oplossing combineert de gebruiksvriendelijkheid en functionaliteit van een intranet met de werkplekfuncties van Office 365. Eigenlijk wordt hiermee over het algemeen een nog gebruiksvriendelijkere schil over Office 365 heen gelegd dan bij een Office 365 add-on.

Maar waar een Office 365 add-on een extra laag is die vrijwel volledig gebruik maakt van de bestaande functionaliteit (een add-on kan niet werken zonder Office 365), is een intranet een op zichzelf staand platform met een eigen rechten- en rollenstructuur en dikwijls concurrerende functionaliteit. Denk bijvoorbeeld aan community’s, documentopslag of het bijhouden van taken en kalenders. Op zichzelf is dit natuurlijk geen probleem, maar het is wel iets waar over nagedacht moet worden. Laten we medewerkers vrij om zelf te kiezen waar ze van welke functionaliteit gebruik willen maken of wordt dubbele functionaliteit uitgezet? In het laatste geval, waar wordt het dan uitgeschakeld? Kan dit ook?

Ook moet er bij deze oplossing goed nagedacht worden over synchronisatie en het beheer van data, community’s en gebruikers tussen Office 365 en het intranet. Waar moeten bestanden opgeslagen worden, en kunnen ze zowel op het intranet als in Office 365 gewijzigd worden of toch liever niet? Als gebruikers lid worden van een community op het intranet, zijn ze dan ook lid van dezelfde teamsite op SharePoint? En als deze community vervolgens verwijderd wordt, maar de achterliggende teamsite niet, hoe houd je dan overzicht? Het zijn allemaal oplosbare zaken, maar onze ervaring is dat hier echt goed over nagedacht moet worden bij de inrichting van de koppeling tussen beide systemen. Daarnaast vergt het veel technische en functionele kennis van de ontwikkelaars van het intranet die doorlopend geactualiseerd moet worden vanwege het eerder genoemde zeer strakke update-regime van Microsoft.

Vergeet in dit scenario ook niet goede afspraken te maken over het beheer en onderhoud van de koppelingen. Het hele idee van een API-koppeling is dat het een structurele oplossing is, maar als er aan de kant van Office 365 iets verandert, is het fijn om niet op dat moment pas een discussie te moeten voeren over wie het ontstane probleem gaat oplossen.

In de meeste gevallen is een sociaal intranet vrijwel altijd de meest gebruiksvriendelijke variant en als dit op een goede, logische en slimme manier gekoppeld kan worden met Office 365 is het een hele mooie oplossing. Dit is wel een grote ‘als’, want zowel functioneel als technisch wordt een zeer complexe situatie gecreëerd waar van tevoren goed over moet worden nagedacht. Daarnaast wordt er van de intranetleverancier veel technische kennis van Office 365 gevraagd die logischerwijs misschien niet altijd aanwezig is. Een slechte technische implementatie met alle bijbehorende functionele consequenties voor eindgebruikers is daarom een risico om niet te onderschatten.

Optie 4. Office 365 niet koppelen aan een sociaal intranet

Komt het bovenstaande over als veel te complex? Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om Office 365 en het (sociaal intranet) naast elkaar te laten bestaan, ieder met zijn eigen kracht. Dit scenario reduceert vanzelfsprekend enorm de technische complexiteit en het beheer daarvan. Dat betekent echter niet dat functionele complexiteit wordt verminderd. Er zal nog steeds gekozen moeten worden hoe om te gaan met dubbele functionaliteit. Daarnaast is het voor adoptie gunstig om de werkplek en het intranet te integreren. Door beide los aan te bieden, wordt dit voordeel weggenomen.

scenarios_office365

En wat is nu de beste optie?

Zoals je leest heeft ieder scenario voor- en nadelen. We zijn alle scenario’s in de afgelopen jaren tegengekomen en kunnen daarom alleen maar stellen dat het beste scenario sterk afhankelijk is van de context waarin een organisatie zich begeeft. De juiste keuze begint met het stellen van relevante vragen. Wat vinden gebruikers belangrijk? Welke technische randvoorwaarden zijn er? Welke kennis en kunde rondom Office 365 is reeds aanwezig in de organisatie? Wat is het budget? We kunnen niet bepalen welke optie voor jou het beste is, maar helpen je met alle plezier met stellen van de juiste vragen.

Comments are closed.