Hoe een online platform merk, werk en medewerkers met elkaar verbindt

ABP – Strategie & projectmanagement interne portal

Al bijna 100 jaar is ABP het pensioenfonds voor mensen die werken binnen overheid en onderwijs. Maar liefst 1 op de 6 mensen in Nederland ontvangt nu of in de toekomst een pensioen van ABP, dat daarmee het grootste pensioenfonds van Nederland is.

Vanuit de missie, samen bouwen aan goed pensioen, had ABP de wens om de onderliggende kernwaarden – betrokken, deskundig en duurzaam – intern te verankeren in de organisatie. Evolve hielp ABP met de realisatie van hun nieuwe interne portal / intranet.

In het kort: onze activiteiten

  • Strategie en conceptontwikkeling
  • Projectmanagement
  • Contentcoördinatie
  • Functionele en gebruikersacceptatietesten
  • Stakeholdermanagement
  • Testmanagement
  • Adoptie, training en instructie (op afstand)

In het kort: onze deliverables

  • Opgestelde use-cases en requirements
  • Uitwerkte en ingerichte contentstructuur
  • Vastgestelde governancestructuur
  • Ingerichte content- en redactieprocessen
  • Ingerichte en operationele portal voor alle werknemers binnen ABP
  • Getrainde medewerkers in gebruik

Begeleid het volledige project

Er was een duidelijke behoefte om medewerkers met elkaar én de organisatie te verbinden. Nieuws en kennis delen en ‘slimmer (samen)werken’ moesten gefaciliteerd worden om dit mogelijk te maken. Een sociaal intranet is daarvoor een uitstekend middel, mits op de juiste wijze ingericht.

De afdeling Communicatie vroeg Evolve om de bouw, inrichting en implementatie van het nieuwe interne platform te begeleiden. Daarnaast adviseerden wij op het gebied van inrichting en functionaliteit, vanzelfsprekend op basis van de doelen van ABP.

Gestart met de doelen

Op basis van diverse gesprekken met Corporate Communicatie zijn we gestart met het vaststellen van de doelen en de kaders van het project. Zoals gezegd bleek er een duidelijke wens om medewerkers met elkaar, elkaars werk én de organisatie te verbinden. Om dit mogelijk te maken, moesten nieuws en kennis delen en slimmer (samen)werken worden gefaciliteerd.

Ook werden er vanuit ABP een aantal duidelijke randvoorwaarden meegegeven: 

  • Het platform is gebruiksvriendelijk voor beheerders en gebruikers.
  • Het heeft een modern en aanpasbaar uiterlijk.
  • Het is modulair opgebouwd.
  • Het is gebaseerd op Microsoft 365/Sharepoint Online, waarbij veel gebruikte applicaties als Yammer, Outlook en Agenda ontsloten worden.
  • Het is beschikbaar op desktop en mobiel.

Op basis van deze doelen, kaders en vereisten kon een begin gemaakt worden met het opstellen van wensen en eisen aan het intranet. Dit is gedaan in een workshop-sessie met zogenaamde super-users binnen ABP. Op basis van deze input konden we concrete use-cases formuleren en de daaruit voortvloeide requirements op het gebied van design, UX en functionaliteit voor de nieuwe portal vaststellen.

Op het gebied van techniek werden de gesprekken opgestart met de afdeling IT over de voorwaarden die aan beveiliging, privacy en techniek worden gesteld. Met de IT-leverancier van ABP werden de eerste gesprekken gevoerd over de impact van specifieke wensen op benodigde resources, tijd en budget.

Het belang van content

Een intranet staat of valt met handige functionaliteit en groot gebruiksgemak, maar ook met pakkende en relevante content. In samenwerking met het communicatieteam van ABP bepaalden we de gewenste contentstructuur en de rol die de portal moest krijgen in de interne communicatie en interne middelenmix. Met de contenteigenaren analyseerden we de huidige content. Welke content kon gemigreerd worden naar nieuwe portal? Welke content moet geactualiseerd worden en aan welke missende content is behoefte en hoe kunnen we daaraan voorzien? Tegelijkertijd werden er werkafspraken gemaakt over de contentmigratie.

‘Jullie spreken de taal van de klant én van de techniek. Vervolgens maken jullie die vertaalslag: dat is jullie kracht. Jullie begrijpen knap wat we nodig hebben. In het hele traject zijn we heel wat hobbels tegengekomen. Dan is het enorm fijn dat iemand het proces kan ontwarren, zodat wij keuzes kunnen maken. Daarnaast is de samenwerking heel prettig, ondanks die hobbels weten jullie goed de menselijke maat te houden.’  

Annemieke Bron, senior communicatieadviseur ABP

Met alle in de tussentijd opgehaalde informatie kon de IT-leverancier van de portal definitief gebriefd worden.

Er is gekozen om de technische realisatie op een agile manier vorm te geven, waarbij Evolve de rol van gemandateerd product owner op zich nam. Na een zeer intensieve ontwikkelingsfase werd in februari 2020 de eerste versie van de portal opgeleverd. Na eerst diverse functionele tests te hebben uitgevoerd, zijn met de super-users de gebruikersacceptatietests afgenomen. Hieruit kwam duidelijk naar voren dat de portal was ingericht op een manier die voor de medewerkers goed werkte.

Met groen licht van deze eerste groep, is de portal ter goedkeuring aan het managementteam voorgelegd. Toen ook zij vervolgens akkoord waren, is besloten  om de gloednieuwe portal ABP-breed uit te rollen en verdere uitvoering te geven aan het adoptieplan.

Online lancering en adoptie

Maar niet alles loopt altijd zoals gepland. In maart 2020 dwong de situatie rond het coronavirus ABP en het projectteam om te anticiperen op de effecten van ‘intelligente lockdown’. De geplande lancering tijdens een gezamenlijke sessie en de inzet van floorwalking konden daardoor niet doorgaan, en medewerkers moesten anders geïnformeerd en geïnstrueerd worden. Daarom hebben we aan iedere afdeling een online demonstratie in Microsoft Teams gegeven, met ruimte voor vragen. Daarna ontvingen medewerkers per mail meer informatie en instructiemateriaal ter naslag. 

Omdat vanwege COVID-19 de focus kwam te liggen op lancering en adoptie, is besloten om de uitwerking van de beheerdocumentatie uit te stellen tot na livegang.

Veelgebruikt platform

Deze livegang vond uiteindelijk plaats in mei 2020. Alle medewerkers waren toen geïnformeerd over (het waarom van) de komst van de portal en geïnstrueerd over de mogelijkheden en werking van het digitale platform. Deze gedegen voorbereiding heeft zeker bijgedragen aan het succes van het platform. In de zomer na lancering bleek dat ruim een derde van de medewerkers en bestuurders het nieuws op het portal bekijkt. Vooral het gebruik van Yammer onder medewerkers is populair: 90% plaatst wel eens een bericht of reageert op een bericht. Bijna 60% van de medewerkers gebruikt de like-functie.

Meer weten?

Wil je meer weten over hoe je een intranetproject, medewerkersportaal of digital workplace tot een goed einde brengt? Of heb je zelf een vraagstuk waar we je bij kunnen helpen? Neem dan gerust eens contact op met Maria via Maria@evolve.eu of +31 6 30 14 92 10.