Vacature officemanager (24-40 uur/week)

Gaan jouw handen jeuken als je ziet dat planning en administratie veel efficiënter en slimmer kunnen? Vind je het leuk om facilitaire zaken te regelen en te organiseren? En gaat jouw hart sneller kloppen als je kunt zorgen voor een fijne werkomgeving? Kom dan eens praten! Want we zoeken een initiatiefrijke, ervaren officemanager die ons helpt om de boel te stroomlijnen. Zodat we de volgende groeispurt makkelijker maken.

Laten we er niet al te spannend over doen, maar het gaat onwijs goed met Evolve. Steeds meer organisaties leggen grotere en uitdagendere opdrachten bij ons neer rondom het opzetten en verbeteren van hun interne digitale platformen en media. Zo werken we nu voor bekende merken als KPN en Achmea en voor de Rijksoverheid en diverse zorg- en onderwijsinstellingen. Daardoor is er steeds opnieuw ruimte voor gedreven professionals. Dat doen we vanuit ons prachtige kantoor in Zeist of op locatie door het hele land.

Die aanhoudende groei is natuurlijk fantastisch, maar we komen daardoor op het punt dat iedereen vooral datgene moet doen waar hij goed in is. Zo ontstaat er behoefte aan een echte regelneef (m/v) die ons ondersteunt bij de projectplanning en -administratie, facturatie, financiële en personeelsadministratie, facilitaire zaken, marketing en sales – noem maar op. Oftewel: we hebben op alle ondersteunende terreinen werk voor je en daardoor is geen werkdag hetzelfde.

Wie zoeken we?

Doordat op dit moment iedereen bijdraagt op al de hiervoor genoemde terreinen, val je niet in een gespreid officemanagementbedje.

Integendeel: je bent iemand die er lol in heeft om ons als echte officemanager te laten zien hoe het moet en daar graag de structuur zelf in aanbrengt. Een administratieve en organisatorische alleskunner die veel initiatief neemt, zelf bedenkt wat er moet gebeuren, hoe dat het beste kan en wat daarvoor nodig is. Die planningen en administratie stevig in de klauw heeft en ons verbaast door te laten zien welke ruimte er ontstaat als je alles écht goed plant en organiseert. Die in de hectiek van onze snelle groei overzicht brengt én houdt. En die ervoor zorgt dat alle randvoorwaarden binnen ons bureau op orde zijn om de volgende groeispurt aan te kunnen.

Dat vraagt om een ambitieuze, ervaren kracht, die er niettemin van overtuigd is dat hij of zij elke dag weer iets nieuws kan leren.

Wat vragen we?

Je werkt in een snelgroeiend en ambitieus team, waarin iedereen meedraait waar het nodig is. Jij bent de ruggengraat van dit team en zorgt ervoor dat iedereen zich kan concentreren op zijn belangrijkste taken. Concreet betekent dit dat je:

  • Ondersteunt in projecten, door (samen met de senior en junior adviseurs) alle planningen en projectadministratie op te zetten en in de smiezen te houden, afspraken in te plannen, bij te springen bij het voorbereiden van workshops, onderzoeks- en advieswerkzaamheden en door alle organisatorische zaken in het project te regelen.
  • Ondersteunt in marketing en sales, door samen met de adviseurs te zorgen voor het opstellen en uitvoeren van de marketing- en communicatiekalender, in overleg met de senior adviseurs salesactiviteiten op te volgen en afspraken te plannen, offertes en presentaties voor te bereiden en door het in overleg met de directeur en de adviseurs klantevents te organiseren.
  • Ondersteunt in een gezonde bedrijfsvoering, door (in overleg met de accountant) de algemene, financiële én personeelsadministratie op te zetten en op orde te houden, door te zorgen voor een vlekkeloze facturatie en scherp debiteurenbeheer en door onze team- en projectoverleggen voor te bereiden, te notuleren en ervoor te zorgen dat alle actiepunten ook opgevolgd worden.
  • Verantwoordelijk bent voor een fijne werkomgeving, door onze kantooromgeving en de voorraad van kantoorbenodigdheden optimaal te houden, alle overige facilitaire zaken (inclusief huisvesting, telefonie en IT-ondersteuning) te organiseren en aan te sturen. En door het in overleg met de directeur initiëren, plannen en organiseren van leuke activiteiten en teamuitjes. Verder ben je voor klanten, potentiële nieuwe collega’s en relaties het gezicht van ons bureau, omdat je de telefoon opneemt, mails beantwoordt en mensen ontvangt.

Je ziet: je werk is afwisselend en doordat je het officemanagement grotendeels from scratch kunt opzetten, krijg je telkens nieuwe kansen om je te bewijzen. Zo realiseer je zelf je eigen groei. Maar we vragen wel wat van je: de lat ligt hoog, onze ambities liegen er niet om en we maken tempo.

Het is daarom wel nodig dat je:

  • Geïnteresseerd bent in mensen en wat hen beweegt.
  • Om kunt gaan met allerlei verschillende typen mensen en situaties.
  • Enthousiast, slim, fris, flexibel en discreet bent en snel kunt schakelen.
  • Initiatief neemt, zelfstandig kunt werken, zelf kunt bepalen welke prioriteiten je stelt en een groot verantwoordelijkheidsgevoel hebt.
  • Communicatief vaardig bent en vlekkeloos Nederlands (en soms Engels) spreekt en vooral schrijft.
  • 3 tot 5 jaar ervaring als officemanager of secretarieel medewerker hebt en bij voorkeur de dynamiek van een klein bedrijf begrijpt.
  • Kunt werken met Apple-apparatuur en software (of dit binnen een dag kunt leren).
  • Snel doorhebt hoe kantoorautomatisering, applicaties en systemen werken (denk hierbij aan Google Office Suite, een online projectadministratie en facturatiesysteem of aan het systeem achter onze website (WordPress)).

Wat mag jij verwachten?

We bieden je een afwisselende, uitdagende baan, waarin je veel zelf kunt inrichten en bepalen. Qua werkuren kunnen we nog alle kanten op – we denken dat 24 uur (eventueel verspreid over meer dan 3 dagen) het minimum is. Dat verkennen we graag met je.

Je salaris is afgestemd op je ervaring, je ontwikkeling stemmen we af op je interesses en wensen. We zorgen voor alles wat je nodig hebt om je werk te doen (MacBook, telefoon) en je krijgt een trein van de zaak.

Herken je jezelf? Dan horen we graag van je! Stuur je sollicitatie (motivatie en CV) uiterlijk 15 december naar werken@evolve.eu ter attentie van Peter Haan

Recruiters kunnen zich de moeite besparen om contact met ons op te nemen. We zijn niet geïnteresseerd. Maar écht niet.