Vorige maand won Deltares de Intranet Value Award 2018 voor hun Ideeënplatform, het onderdeel van hun nieuwe intranet dat de organisatie helpt te innoveren. Een interview met Mariska van Gelderen, projectleider bij de ontwikkeling van het intranet en nog steeds nauw bij het platform betrokken.
Om te beginnen is het goed om te weten wat Deltares is en doet. Van Gelderen: “Deltares is een kennisinstituut op het gebied van water en ondergrond. Zo doen we wereldwijd onderzoek naar problemen met te veel of juist te weinig of te vies water, de draagkracht van de ondergrond, bodemdaling en meer. Met zo’n 800 medewerkers werken we nauw samen met overheden, ondernemingen en kennisinstellingen in binnen- en buitenland. We doen wetenschappelijk onderzoek, bouwen proefopstellingen en staan met onze laarzen in de modder om de resultaten in het veld te testen. En uiteindelijk maken we onze kennis bruikbaar voor anderen, bijvoorbeeld door middel van onze vrij toegankelijk gemaakte software en modellen.”
In 2015 bleek het ontwikkelen van een nieuw intranet noodzakelijk. “Technisch zakte het bestaande intranet door z’n hoeven en grafisch gezien paste het ook niet meer bij ons. Het was sterk verouderd en voldeed niet meer aan de eisen van de gebruikers.”
“We wilden een nieuw sociaal intranet. Dan komt gelijk de vraag op: wat is daarvan de meerwaarde?”
“We wilden graag een nieuw sociaal intranet. Dan komt gelijk de vraag op: wat is daarvan de meerwaarde? En ook vanuit de organisatie kwam, ondanks het bestaan van Facebook, LinkedIn en Twitter, de vraag: ‘Wat houdt dat dan in, social? Moet ik dan ineens wat gaan doen?’”
Mariska van Gelderen
Evolve hielp Deltares met het beantwoorden van die vragen. “In een aantal sessies en met een brede groep mensen vanuit verschillende plekken in de organisatie hebben we de meerwaarde bepaald. Daarbij ging het om gebruikers, maar ook mensen met andere rollen, zoals het MT, secretariaat, etc. Bij die sessies werden voorbeelden uit de praktijk gebruikt ter inspiratie: wat is er eigenlijk allemaal mogelijk? En wat spreekt ons aan? Waar sluit het aan op onze strategische doelen en zit voor ons de businesscase?”
Innovatie
Een van de belangrijkste onderdelen waarop het nieuwe intranet meerwaarde kon leveren, bleek innovatie. “Als kennisinstituut is dat onderwerp natuurlijk van groot belang voor ons. We zitten vaak aan de ‘front-end’ van ontwikkelingen, dat is de positie die we hebben. Zodra het naar de markt kan, laten wij het over aan de markt. Innovatie is onze lifeline.”
Concept voor Ideeënplatform
In de volgende fase werkte Evolve de verschillende usecases, waaronder die voor innovatie, uit in wireframes. Deze wireframes van de pagina’s en functionaliteit werden in meerdere workshops voorgelegd aan gebruikers om te achterhalen of zij ermee zouden kunnen werken. Op basis van de feedback werden er definitieve conceptontwerpen gemaakt en functionele requirements geformuleerd.
“Innovatie is onze lifeline.”
“Aan de hand van die eisen en wensen hebben we offertes opgevraagd bij verschillende partijen. De innovatie-usecase was een belangrijk onderdeel in dit proces, waaruit Embrace uiteindelijk als beste naar voren kwam. Met hen zijn we om tafel gegaan om de uitwerking te bespreken, samen met medewerkers die het innovatieproces goed kennen.”
Onderdeel van het bestaande proces was de Eurekawedstrijd, waarbij medewerkers een idee konden indienen, pitchen voor een jury en uiteindelijk zelfs een geldbedrag winnen voor verdere uitwerking. “Die wedstrijd was maar twee keer per jaar; als je dan toevallig even geen tijd had, had je de boot gemist. We hebben dat nu omgezet naar een permanent en transparant proces.”
Challenges
Het resulteerde in het zogenaamde Ideeënplatform, waarbij medewerkers op twee manieren suggesties kunnen indienen. “We hebben de ‘open marktplaats’ voor ideeën die spontaan ontstaan, bijvoorbeeld als je op de fiets naar huis een ingeving krijgt.”
“Daarnaast hebben we de ‘challenges’, vooral die werken goed. Bij de laatste werden maar liefst 80 ideeën ingediend. Daarvan ligt de ene dichter tegen de toepassing aan en de andere is priller maar heeft wel veel potentie. In ieder geval waren het allemaal goeie ideeën, de kwaliteit is hoog.”
“In totaal leverden de drie challenges die tot nu toe gehouden zijn 116 ideeën op.”
De betreffende challenge, waarin gevraagd werd naar ideeën voor de inzet van nieuwe technologie, leverde liefst 8 ‘winnaars’ op. “Hun ideeën werden geselecteerd en ze hebben geld gekregen om een volgende stap te zetten. In totaal leverden de drie challenges die tot nu toe gehouden zijn 116 ideeën op. Drie ervan zijn nu projecten in uitvoer en drie bevinden zich in de fase van plan van aanpak.”
Screenshot van het Ideeënplatform
Meerwaarde
Dat zijn mooie cijfers die op een duidelijke meerwaarde voor de organisatie duiden. Toch ligt die meerwaarde ook op een ander vlak. “We hebben een enquête uitgestuurd naar de deelnemers met de vraag hoe zij de challenges hebben ervaren. Daaruit blijkt dat ze de potentie zelf inzien en dat ze graag nog een keer mee zouden doen.”
“Het levert een klein netwerk op van gelijkgestemden. Zo kun je elkaar in de toekomst makkelijk vinden en krijg je meer feedback op je idee dan alleen van je naaste collega’s. Je idee komt nu verder dan de koffieautomaat. Het maakt je bovendien zichtbaarder in de organisatie en je krijgt altijd feedback, dus je kunt ermee verder.”
“Innovatie zit in ons DNA, onze medewerkers vinden het leuk om over nieuwe dingen na te denken.”
Het succes is niet alleen terug te voeren op het platform. “Het proces moet goed geregeld zijn om de innovatie te faciliteren. Zo is er binnen Deltares een kernteam ontstaan van vijf mensen vanuit de hele organisatie die de dingen regelen en een schil van ambassadeurs die mensen bij elkaar brengt. Het doel is om mensen on- én offline bij elkaar te brengen.”
En Van Gelderen heeft nog een andere verklaring waarom het Ideeënplatform goed presteert. “Omdat het goed bij onze bedrijfsdoelstellingen past. Het zit ook in ons DNA, onze medewerkers vinden het leuk om over nieuwe dingen na te denken, het zijn allemaal onderzoekers.”
Voorbeeld van een challenge
Verder ontwikkelen
Wat zijn de volgende stappen voor het platform? Van Gelderen: “Vorig jaar was een pilot en we hebben genoeg vertrouwen om verder te ontwikkelen. De challenges gaan we zeker doorzetten en daar zien we nog ruimte voor optimalisatie. Dat varieert van kleine gebruikerswensen tot de vraag hoe groot we het willen aanpakken? Moeten we er bijvoorbeeld externen bij betrekken in vervolgsessies? Daarnaast willen we een archieffunctie maken, zodat mensen kunnen zien hoe het momenteel staat met projecten.”
“Het doel is enerzijds te voorkomen dat er op verschillende plekken in de organisatie dezelfde dingen worden bedacht en dat men dat niet van elkaar weet. En anderzijds om ontwikkelingen in de buitenwereld te kunnen koppelen aan de eigen organisatie en daar oplossingen voor bedenken. En daarin heeft het platform zijn waarde al bewezen.”
